Levéltári kézikönyv (Budapest, 2009)
5. Levéltártan
518 ■ 5. Levéltártan ta, speciális jelzetrendszernek az adott iratra írt azonosítója, ezek hiányában a jegyzéket készítő által az iratnak adott azonosító, amely általában sorszám. Miután a jegyzék a levéltári rendet (őrzési rendet) követi, csak véglegesnek tekintett rendben lévő anyag jegyzékelését szabad elvégezni. Ez a gyakorlatban azt jelenti, hogy jelzeteit anyagnál ellenőrizni kell, hogy fennáll-e a jelzetrend, mesterségesen kialakított sorozatoknál nem bomlott-e meg az eredeti rend, illetve alkalmas rendben követik-e egymást a dokumentumok az állapotrögzítő jegyzék elkészítéséhez. Egy megbomlott rendben vagy később rendezésre kerülő anyagban a levéltári jegyzék készítése nemcsak felesleges munka, de zavart is okoz azzal, hogy a kutató a jegyzékben megadott és esetleg az iratra is rávezetett egyedi jelzetre hivatkozik, amelyet a későbbi átrendezés után csak konkordanciajegyzék alapján lehet beazonosítani, ha készül ilyen jegyzék. Egyedi jelzet nélküli iratoknál - a jegyzékelendő irategyüttes jellege szerint - szerepelhet azonosítóként az irat címe vagy az irat címzettje, egy címzett iratainál az irat kiadója vagy a kelte. Fontos, hogy abban az esetben, ha a jegyzék készítője ad egyedi jelzetet az iratnak, vagy javít egy korábbi téves/hibás jelzetet, akkor azt az iraton és a jegyzékben egy időben kell megtenni. A terjedelmet általában fólió (lapszám) vagy pagina (oldalszám) feltüntetésével adjuk meg, speciális esetben darabszámban (fénykép, pecsét), illetve térképnél szelvényszámban. Abban az esetben, ha az egyes irat több darabból áll, a darabszámot is javasolt feltüntetni. Mint korábban jeleztük, a jegyzék alapvetően a nyilvántartást, a biztonságos őrzést szolgálja. Vannak azonban olyan irategyüttesek, amelyeknél a levéltári jegyzékek a kutatást is megfelelő szinten szolgálják, így további, több információt tartalmazó segédlet készítésére nincs szükség. Ilyen például egy pecsétgyűjteményhez készült jegyék, amely tartalmazza a pecsét tulajdonosának nevét, a pecsét dátumát és darabszámát mint egyedi jelzetet. Miután a jegyzék az őrzés rendjében sorolja fel az egyes darabokat, további finomításként - nagyobb mennyiségű gyűjtemény esetén - névrendi mutató készíthető. Hasonlóképpen megfelelő szintű a levéltári jegyzék kutatói segédletként számos további speciális gyűjteménynél, elsősorban irattípus szerint, időrendben kialakított gyűjteményeknél, mint a címeres levelek, céhiratok, missilisek. Azt, hogy egy levéltári jegyzék csak nyilvántartási segédlet céljait szolgálja, vagy kutatási segédletként is elegendő, az iratanyag jellege határozza meg. Ez az elvi megállapítás nemcsak a jegyzékre, de minden darabszintű segédletre érvényes. ■ Lajstrom Ez a segédlettípus egyes iratokról készülő, szintetikus módszerű kutatási segédlet. Hagyományos formában készülhet ív vagy karton formájában. A lajstrom adatai: az irat levéltári jelzete, irattani meghatározása, kora, tárgya, terjedelme. Az irat levéltári jelzete az egyedi azonosítószintig lemenő jelzetet jelenti, ugyanúgy kell megadni, mint a jegyzéknél. Ha nem ív formátumban készül, akkor mindegyik kartonon fel kell tüntetni a fond vagy állag jelzetét is.
