Levéltári kézikönyv (Budapest, 2009)
5. Levéltártan
514 ■ 5. Levéltártan 5.2.4.2. KÖZÉPSZINTŰ SEGÉDLETEK ■ RADICS KÁLMÁN A NKÖM-rendelet kiadása előtt a középszintű segédletekhez a különböző raktári jegyzékek és a repertórium tartozott. ♦ Raktári jegyzék Az első formája az ideiglenes raktári jegyzék volt, amely gyakran megegyezett az átadás-átvételi jegyzékkel. A középszintű rendezés befejezése után kellett összeállítani az egyszerű raktári jegyzéket, amelynek elsődleges célja az iratanyag biztonságos megőrzése volt. Az egyik előző pontban (5.2.3) részletesen ismertetett áttekintő raktári jegyzék készítése az 1970-es évek végétől vált általánossá. Az előbb említett rendelet ezt a segédletet a nyilvántartások közé sorolta, így mint hagyományos középszintű segédletről csak a repertóriumról beszélhetünk. ■ Repertórium A repertórium tájékoztatási célú, egyrészt a legkisebb raktári, másrészt a legkisebb tárgyi egység szintjén készült szintetikus, megjelentetésre szánt levéltári segédlet. Általában az intézmény anyagának csak egyes részeiről készül, legtöbbször egyetlen fond (fő) csoportról. A repertórium sorra veszi a fondba (állagba) tartozó legkisebb raktári egységeket (csomók, dobozok, kötegek), illetve a fond vagy állag levéltári tagolódása szerinti tárgyi egységeket (állag, sorozat, tétel), és közli ezek egymáshoz viszonyított adatait. Ha egy tárgyi egység például több raktári egységre terjed ki, akkor feltünteti, hogy az egyes raktári egységekben annak mely részei foglalnak helyet. Ha pedig a raktári egység több tárgyi egységet tartalmaz, akkor annak a tartalmát a legkisebb levéltári egységig lemenően közli. Adatai a következők: a fond, illetve állag törzsszáma, címe, kora, terjedelme. A fond (állag) általános ismertetése, a fondképző története, a fond (állag) tárgya, szerkezete, irattári rendszere, kutatási lehetősége, az anyag rendezettségére és selejtezettségére vonatkozó adatok, a jelentősebb hiányok és az anyag levéltári őrizetbe kerülésének módja. Fel kell tüntetni a fond (állag) nagyobb levéltári egységekre tagolódását, a raktári számot, a raktári egységek tárolási módját, a tárgyi egységek címét, korát, a legkisebb raktári egységbe foglalt iratok levéltári jelzetét. Rendkívül fontosak a fondokra, illetve az állagokra vonatkozó leírások, amelyek - az áttekintő raktári jegyzékhez hasonlóan - a fond történetével, a fondképző szervezetével, az iratanyag rendezettségével, selejtezettségével, segédleteivel stb. kapcsolatosak. Ha a fond több állagból áll, szerepelniük kell az egész fondra vonatkozó, és külön az állagonként a szervezetre, annak iratanyagára vonatkozó információknak. Az áttekintő raktári jegyzéktől az alábbiak különböztetik meg a repertóriumot: ♦ nyomtatásra szánják, ♦ nem tartalmaz elhelyezésre vonatkozó adatokat, ♦ minden esetben közli a tételek, kútfők tárgyát.
