Levéltári kézikönyv (Budapest, 2009)

5. Levéltártan

5.2. Az iratanyag feldolgozása ■ 501

Raktári jegyzéket szabályosan csak megfelelően rendezett fondról, állagról lehetett készíteni. Az olyan fondot, állagot, amelynek raktári egységeit már kialakították, de rendezettségi szintje még nem tette lehetővé a fent ismertetett adatok megadását, ideiglenes raktári jegyzéken kellett nyilvántartani. Ez a jegyzék a rendezettségi szinttől függően rendelkezésre álló adatokkal sorolta fel a raktári egységeket. A raktári jegyzék, az ideiglenes raktári jegyzék egy hitelesített példánya kötelezően a fond- dossziéba került. A darabszinten rendezett, értékesebb iratokról darabjegyzék készült, amit szintén a fonddossziéba helyeztek (vő. az 5.2.4.3. ponttal).

A fogyatéki naplót a levéltárból véglegesen kiadott, a törzskönyvből kivezetett levéltári anyag nyilvántartására rendszeresítették. Évente 1-gyel kezdődő sorszámok alatt tartalmazta a kiadás keltét, az illető levéltári anyagot megkapott szerv vagy személy nevét, címét, a kiadás jogcímét, a kiadott anyag törzsszámát, megnevezését, évkörét és folyóméterben (esetleg darabszámban) megadott terjedelmét.

A harmadik csoportba két nyilvántartás tartozott, a kölcsönzési és az átmeneti napló. Előbbibe a kutatásra, kiállításra, közigazgatási célra kikölcsönzött levéltári anyagra vonatkozó adatokat (kölcsönzés időpontja, a kapcsolatos ügyirat száma, a kölcsönvevő szerv és az anyagot használó kutató neve és címe, a kölcsönzés céljának megnevezése, a kölcsönzés időtartama, ennek meghosszabbítása, a visszavétel időpontja) jegyezték be, míg utóbbiban a levéltárba ideiglenesen (kölcsönként, restaurálásra, vásárlásra, véleményezésre stb.) átvett iratanyaggal kapcsolatos következő adatokat rögzítették: levéltárba kerülés kelte, beadó neve, azonosító igazolvány száma, a beadást elrendelő határozat száma, az anyag azonosításához szükséges adatok (anyag címe, mennyisége stb.), a levéltári felelős neve, a visszaadás kelte és a vonatkozó ügyiratok száma.

Említésre érdemes, hogy a LÜSZ elrendelte a magyarországi levéltári anyag központi nyilvántartásának vezetését is. Ez a Levéltári Igazgatóság feladata volt, helyesebben lett volna, mert a rendelkezés végül is nem valósult meg. Az elképzelés szerint ebben a nyilvántartásban a törzskönyvek alapján készült fondjegyzéke- ket, ezek évenkénti kiegészítéseit és valamennyi raktári jegyzék és ideiglenes raktári jegyzék egy-egy példányát helyezték volna el.

Az 1989-1990. évi rendszerváltozást követően elfogadott levéltári törvény a közlevéltárak feladatai sorában csak általánosságban szól a levéltári nyilvántartásokról, amikor 13. §-ában így rendelkezik: „A közlevéltár [...] az átvett, illetőleg a gyűjtött levéltári anyagot nyilvántartja, szakszerűen kezeli, biztonságosan megőrzi, és az őrizetében lévő levéltári anyagot - annak szükség szerinti átselejtezésével, rendezésével, valamint a tudományos igényű áttekintést biztosító segédletek készítése és közzététele útján - feldolgozza, és az anyag használatát lehetővé teszi.” A törvény mint kötelező feladatról szól itt még a levéltári anyag védelme érdekében a közfeladatot ellátó szervek és a tartós állami tulajdonú társasági részesedéssel működő gazdasági társaságok irattári selejtezésének és iratkezelési rendjének ellenőrzéséről, de konkrétan szervnyilvántartási kötelezettséget nem ír elő. Ugyanakkor a Magyar Országos Levéltár feladatává teszi a közlevéltárak és a magánlevél- tárak központi nyilvántartását (17. § [2] bek. C).