Levéltári kézikönyv (Budapest, 2009)
5. Levéltártan
462 • 5. Levéltártan 5.1.5. Az iratátvételek előkészítése és lebonyolítása A levéltárak nem minden szervtől vesznek át iratanyagot. A szervek jelentős része ugyanis nem keletkeztet maradandó értékű dokumentumokat. Az ún. levéltári értékhatár alá eső szervek levéltárnak felkínált iratanyagáról az illetékes levéltár ezért mindig nyilatkozik, hogy arra igényt tart-e vagy sem. (Általában nem tart rá igényt.) A köziratok levéltárba adásáról saját költségén a közfeladatot ellátó szerv vezetője köteles gondoskodni. A szerv megszűnése vagy feladatkör változása esetén a rendelkező szerv kötelessége a szerv irattári anyagának további elhelyezése, az iratanyag megőrzésének és használhatóságának biztosítása. A jogutód az átvett iratokat az irattári terv szerint köteles a későbbiekben az illetékes közlevéltárnak átadni. Amennyiben az érintett szervjogutód nélkül szűnik meg, a nem selejtezhető iratait szintén az illetékes közlevéltár veszi át. A levéltári törvény 12. §-a a nem selejtezhető köziratok levéltárba adását a szervek részéről - a keletkezés naptári évétől számítva - a 15. év végéig követeli meg, éspedig úgy, hogy azok teljes és lezárt évfolyamait adják át az illetékes közlevéltárnak. Az átadási-átvételi határidő - külön engedély nélkül - 5 évre meghosszabbítható, ha a közfeladatot ellátó szervnek irataira az ügyvitelben még rendszeresen szüksége van, illetve ha az illetékes közlevéltár az iratok átvételéhez szükséges raktári férőhellyel nem rendelkezik. Ha valamely lényeges okból az átadás-átvételi határidő 5 éven túli meghosszabbítást igényelne, egyetlen alkalommal - de legfeljebb 10 évi időtartamra - a kultúráért felelős miniszter engedélyezheti az átadás-átvételi határidő meghosszabbítását, azaz a köziratoknak a 25. év végéig feltétlenül az illetékes közlevéltárba kell kerülniük. Hosszabb irattári őrzési időt csak külön jogszabály állapíthat meg. Ez a szabály a közérdekű adatok nyilvánossága és a tudományos kutatás szabadsága alkotmányban rögzített alapelveit hivatott biztosítani. Állományvédelmi szempontból is biztonságosabb a levéltári, mint az irattári őrzés. A közlevéltáraknak és az iratképző szerveknek az átadás-átvétel idejéről és technikai lebonyolításáról előzetesen és közösen meg kell állapodniuk. Az iratanyag mennyiségétől függően az átadásra sor kerülhet minden évben, de a levéltár és a közfeladatot ellátó szerv abban is megállapodhat, hogy meghatározott időszakonként kerül sor az iratok átvételére. A maradandó értékű iratok átvételét levéltári ellenőrzés előzi meg. A levéltáros ellenőrzi, hogy az átadásra előkészített iratanyagban az adott időszakra hatályos irattári tervben maradandó értékűként megjelölt tételek előkészítésére került-e sor. Abban az esetben, ha az iratok nem rendelkeznek tételszámmal, az iratok tárgyköre alapján mérlegeli a maradandó érték kérdését. A levéltári átadáshoz az is szükséges, hogy a szerv kialakítsa az iratok megfelelő rendjét. Az átadáshoz az iratokat évkör szerint, azon belül tételszámok, majd az iktatószámok emelkedő sorrendjébe kell rendezni. Amennyiben több szervezeti egység iratainak átadására kerül sor, az előbbiek szerinti rendezést minden egyes szervezeti egység esetében el kell végezni. Abban az esetben, ha a közfeladatot ellátó szerv jogelődeinek iratait
