Levéltári kézikönyv (Budapest, 2009)

4. Irattan és iratkezelés

4.9. A közigazgatási eljárás ■ 429

4.9.3. A közigazgatási eljárás szakaszai

A közigazgatási eljárásban a jogszabály három szakaszt különböztet meg:

♦ Alapeljárás: a szükséges eljárás; minden államigazgatási hatósági ügynek legalább egyfokúnak kell lenni, a kérelem benyújtásától el kell jutnia az államigazgatási (érdemi) döntésig.

♦ Jogorvoslati eljárás: jog- vagy érdeksérelem esetén kerül rá sor, és vagy a közigazgatáson belüli, vagy a közigazgatáson kívüli (bírósági) eljárást takar.

♦ Végrehajtási eljárás: csak kötelezettséget (tűrést, kitoloncolást, tiltást, befizetést stb.) megállapító döntés esetén van helye, amely során kényszerítőeszközökkel szerez érvényt a hatóság a döntésének.

Az alapeljárás további három szakaszra bontható:

♦ az eljárás megindítása

♦ az eljárás lefolytatása

♦ döntés: az érdemi határozathozatal

A végrehajtási eljárás célja a jogi aktus realizálása. Az ügyben érintett állampolgárok önkéntes jogkövetése esetén az eljárásnak erre a szakaszára már nem kerül sor. A törvény szerint alapvetően két feltétele van annak, hogy a határozat végrehajtható legyen:

♦ a határozat jogerőre emelkedett,

♦ a teljesítési határidő vagy határnap letelt.

Az ügyiratkezelés behálózza az egész közigazgatási (államigazgatási) eljárást, az ügy keletkezésétől annak befejezéséig. Az ügyfél beadványa lényegében akkor válik elintézni való ügyirattá, amikor átveszik és érkeztetik, majd azt követően beiktatják. Ekkor már kitörölhetetlen nyoma van létezésének: meglétéért, törvényes és határidőn belüli elintézéséért, valamint megőrzéséért felelősséggel tartozik a vezető, az ügyintéző és az ügyiratkezelő egyaránt. A fellebbezést, az esetleges bírósági ügyet csak akkor lehet jól elintézni, ha az alapeljárás iratai megtalálhatók. Az elintézett ügy az ügyfél számára csak akkor fejeződik be, ha időben tudomást szerez a hatóság döntéséről.

Az összefüggések hosszan sorolhatók, amelyek mind azt bizonyítják, hogy az ügyintézést az ügyiratkezelés teszi „láthatóvá”. A vezetőnek és az ügyintézőnek ismernie kell az ügyirat-kezelési szabályokat, ugyanakkor az ügyiratkezelőnek sem elégséges csupán a konkrét iratkezelési feladatokkal „tisztában lennie”. Az összefüggés - azaz a közigazgatási eljárás főbb mozzanatainak - ismerete nélkül ugyanis munkája a „levegőben lóg”, az számára idegen marad, és színvonalasan nem is végezhető.

A továbbiakban a közigazgatási eljárás általános szabályai közül a legalapvetőbb fogalmakat, mozzanatokat ismertetjük, illetve azokat a cselekményeket, amelyek a legszorosabb összefüggésben vannak az ügyirat-kezelési tevékenységgel (például jegyzőkönyv felvétele, határidő-számítás, idézés kibocsátása).

A közigazgatási eljárás az ügyfél kérelmére (bejelentésére, nyilatkozatára) vagy