Levéltári kézikönyv (Budapest, 2009)

4. Irattan és iratkezelés

412 • 4. Irattan és iratkezelés

normáinak meghatározásánál a levéltári gyakorlatban kialakult fogalmakat (részletes kifejtésüket lásd az 5.2.1.2. pontban) használjuk:

1. fond

2. állag

3. sorozat

4. tétel

5. ügyirat

6. irat

Az irattári rendezés alapelve a fokozatosság, a nagyobb egységtől a kisebb egységek irányába történő haladás. A rendezést először alap-, majd középszinten végezzük el, ezután kerülhet sor a darabszintű rendezésre.

4.8.6.1. ALAPSZINTŰ RENDEZÉS

Bármilyen iratanyagot rendezünk, először a fondok, majd az állagok rendjét kell megállapítani, és el kell különíteni az összetartozó iratokat. Ezt a folyamatot alapszintű rendezésnek nevezzük. Az alapegység megalkotásán túl arra is szükség van, hogy rendelkezésünkre álljon valamiféle mértékegység is, amelynek segítségével pontosan meg tudjuk határozni az iratanyag mennyiségét. Ez a mértékegység az iratfolyóméter.

Ha az irattárban egyetlen szerv iratai találhatók meg, akkor egyetlen fondot kell kialakítani, ha azonban megszűnt szervek vagy a jogelődök iratai is ott vannak az irattárban, akkor külön fondokat kell kialakítani. Fontos rendszerezési kérdés az irattárakban az iratanyag elhelyezése, csoportosítása. Központosított iratkezelésnél csak a fondokat különítjük el, osztott iratkezelésnél, ahol több iktatási, illetve iratkezelő hely van, célszerű, ha minden iktatási egységet külön tárolunk - egy vagy több raktári helyiségben, utcában, állványsorban. így elérhető az, hogy a főosztályok, osztályok, gyáregységek iratanyaga együtt marad az évek növekvő rendjében. Ahol erre nincs mód, ott az egyes éveken belül állíthatjuk fel a szervezeti egységek iratait. Ez esetben azonban feltétlenül törekedni kell arra, hogy minden szervezeti egység ugyanabban az évben adja át iratait, mert különben a raktár rendje nem alakítható ki helyesen.

Ha az iratanyag összekeveredett, az első feladat az egyes iratok eredeti helyének (fondjának) megállapítása. Ezt a munkát rendszerint megkönnyítik az iratok külső ismérvei: beérkező levelek esetében azok címzése, a rájuk ütött iktatóbélyegző, fogalmazványoknál az esetleges fejléc, az aláíró személy neve, az előadói íveknél azok feliratai stb. Ha a külső ismérvek nem segítenek, az iratok eredeti rendjét tartalmuk alapján, a fondképző hatáskörének megfelelően kell megállapítani.

Az alapszinten rendezett anyaghoz külön segédlet nem készül, ugyanakkor az irattári törzskönyv mégis ilyen funkciót tölthet be. Az irattári törzskönyv az irattár hiteles alapnyilvántartása: egy adott időszakra tükrözi az irattári anyag teljességét (az irattárba kerülés sorrendjében), és alapul szolgálhat minden egyéb irattári se