Levéltári kézikönyv (Budapest, 2009)
4. Irattan és iratkezelés
392 • 4. Irattan és iratkezelés Az iratkezelés terén a vállalatokra az állami szervek iratkezelésére vonatkozó rendelkezések voltak érvényesek, így a csoportszámos iktatást ezen a területen is bevezették. így például a Beloiannisz Híradástechnikai Gyár (BHG) 1954-ben a belső levelezés nyilvántartására a csoportszámos rendszerhez hasonló decimális rendszert léptetett életbe. Az egyes szervezeti egységek 0-9 közt kaptak főszámokat, és a szervezeti egységek ügykörei ennek segítségével képeztek 3-5 jegyű al- számokat. Például a 0 kezdőszám, a 031 alá sorolták az igazgatási ügyeket, míg a 0314 volt az ügykezelés száma. Az irattározásnál azonban már nem ezt a rendszert vették alapul, annak alapja a klasszikus vállalati dossziérendszer maradt, azaz a be- érkező-kimenő leveleket és a megrendeléseket a gyárral kapcsolatot tartó cégek alfabetikus rendjében felállított dossziérendszerben tárolták. Ügycsoportokra és azon belül decimális rendszerre tagolódó irattározási rendet alkalmaztak a Lenin Kohászati Műveknél is, és ezt a gyakorlatot a hatvanas években is tovább folytatták. A Mezőhegyesi Állami Gazdaságnál is csoportszám szerinti iktatási rendet alkalmaztak, majd 1957-től visszaálltak a folyószámos iktatásra. Az irattározásnál szintén dossziérendszert alkalmaztak, de itt az iratokat a címzettek neve szerinti rendszerben, külön-külön irattartókban helyezték el. Mint a példák is mutatják, a vállalati iratkezelésben átvették ugyan a csoportszámos iktatási rendet, de az irattározásban nagyobbrészt megtartották a korábbi dossziés rendszert. A levéltárak és a vállalati irattárak közti kapcsolat ezekben az években kevésbé volt szoros, mivel a Központi Gazdasági Levéltár kis létszámú munkatársi gárdája nem tudta az ország egész területét megfelelően ellenőrizni, és jogosítványaik is viszonylag szűkek voltak. Az állami szervek iratainak védelméről szóló 45/1958. (VII. 30.) kormányrendelet az állami szervek közé sorolta a vállalatokat és az egyéb állami gazdálkodó szerveket, és az állami szervekkel megegyező kötelezettségeket, feladatokat írt elő számukra. A vállalati iratkezelés helyzetét javította, hogy ezután a levéltárak hatékonyabban ellenőrizhették a selejtezéseket, a minisztériumok a vállalatok felé is előírták a selejtezések rendjét. A vállalati iratkezelés területén is az Ltvr. (részletes ismertetését lásd a 4.5.1. pontban) hozott jelentős változást. Ez a vállalatok részére is előírta az iratkezelési szabályzatok készítésének kötelezettségét, amelyek levéltári véleményezés után léptek életbe. (A később kialakult gyakorlat szerint levéltári egyetértés nélkül a főhatóság nem engedélyezte az iratkezelési szabályzat életbeléptetését.) A minisztériumok alárendelt szerveik, így a vállalatok részére is - a művelődésügyi miniszterrel egyetértésben kiadott - mintaszabályzatokat léptettek életbe. A minisztériumok többsége ugyanakkor egyetlen mintát adott ki, amely a hivatali iratkezelést és irattározást vette alapul, mivel készítőik ezt ismerték. Bár a vállalatok részére ezek a minták kevéssé bizonyultak használhatónak, mégis egységesebb mederbe terelték az iratkezelésüket. A szűk bevezetési határidők és a gyors elintézés érdekében a vállalatok jelentős része csak lemásolta vagy csekély módosítással elfogadta az adott tárca mintaszabályzatát. Jelentős és meghatározó változást jelentett ugyanakkor, hogy az Ltvr. a levéltá
