Levéltári kézikönyv (Budapest, 2009)

4. Irattan és iratkezelés

4.6. Az iratkezelés napjainkban ■ 389

NKÖM-rendelet rögzíti. A levéltári törvény határozza meg azokat az alapvető kötelezettségeket, amelyeket a közfeladatot ellátó szerveknek iratkezelési tevékenységük során teljesíteniük kell. Kötelezővé teszi - többek között - az iratkezelési szabályzatok, valamint az iratok tárgyi alapú rendszerezésének és megőrzési idők szerinti csoportosításának alapjául szolgáló irattári tervek készítését és alkalmazását.

4.6.3. Az iratkezelés szabályozásának alapelvei

Az iratkezelési szabályzat keretet ad a hivatalon belüli elektronikus, illetve papíralapú dokumentumok útjának (a beérkezéstől, keletkezéstől a selejtezésig, levéltári átadásig) és kezelésének. Kötelező érvényű előírásokat kell, hogy tartalmazzon, amelyek a vonatkozó jogszabályokban nem szabályozott működést is definiálják, illetve finomítják.

Az iratkezelési szabályzatnak alapvetően a következő folyamatokat kell szabályoznia:

♦ az általános elveket a szervezet iratkezelésével kapcsolatosan (területi, személyi hatálya, az iratkezelés szervezete, felügyelete, az iratok védelme, az iratkezelés szervezeti, személyi rendje stb.),

♦ az iratok átvételét, felbontását, érkeztetését, csoportosítását, továbbítását, digitalizálását, archiválását,

♦ a nyilvántartásba vétel eszközeit, ezek hitelesítési eljárásait,

♦ az iktatószám képzését,

♦ az iktatás módját,

♦ az iratok szignálását,

♦ a beérkező faxok, e-mailek kezelését,

♦ az iratok elkészítésének módját,

♦ a kiadmányozást,

♦ a hivatali bélyegzőkkel kapcsolatos teendőket,

♦ az irattározás rendszerét, az irattárolással, irattári anyagok kezelésével kapcsolatos feladatokat,

♦ az iratok átmeneti, illetve központi irattárba történő leadásának módját,

♦ a levéltári átadást,

♦ az elektronikus iratkezelést, ügyintézést (ahol van ilyen),

♦ feladatkörök megváltozása, megszűnő szervek, szervezeti egységek esetén az iratok sorsának rendezésével kapcsolatos előírásokat,

♦ az elektronikus iratokra, valamint az elektronikus iktatókönyvekre való tekintettel az iratokkal kapcsolatos jogosultságokat.

Mindezeket a folyamatokat, mozzanatokat a közlevéltárak a maradandó értékű iratok fennmaradásának biztosítása érdekében ellenőrzik.