Levéltári kézikönyv (Budapest, 2009)

4. Irattan és iratkezelés

382 • 4. Irattan és iratkezelés

Az alábbi selejtezési jelekhez (1-6, 0) a következő selejtezési idők tartoztak:

1 2 év után selejtezhető

2 5 év után selejtezhető

3 10 év után selejtezhető

4 15 év után selejtezhető

5 30 év után selejtezhető

6 75 év után selejtezhető

0 nem selejtezhető irat, ahol a levéltárba adás évét külön kellett meghatározni.

A tanácsi szervek irattári terve általános és különös részre osztódott. Az általános rész tartalmazta azokat az ügykörfajtákat, amelyek valamennyi vagy a legtöbb szakigazgatási szervnél előfordultak. Az általános rész esetében az ágazati betűjelet az irattári terv nem adta meg, az iratnyilvántartásnál annak az ágazatnak a betűjelét kellett alkalmazni, amelyiknek az ügykörében az irat keletkezett. Az általános ügyek a 01-20 ügykörszámba tartoztak, a különös részbe tartozó tételeket a 21-47 ügykörszám valamelyike alá sorolták be.

A későbbi módosítások során (1/1982. [TK 5.] MT TH és 2/1984. [TK 28.] MT TH utasítások) tanácsi szintenként (5 szinten: főváros; megye, megyei város; fővárosi kerület, megyei városi hivatal; város, nagyközség; község) állapították meg a megőrzési időket, mivel egyazon irattípust esetenként egy alacsonyabb szinten rövidebb ideig lehet őrizni, illetve a levéltárba adandó iratok esetében így kísérelték meg kiszűrni az irattükröződéseket.

4.5.2. A levéltár és az iratképző kapcsolata

Az egykorú jogszabályokban biztosított levéltári jogosultságok az alábbi területekre terjedtek ki.

4.5.2.1. AZ IRATKEZELÉSI SZABÁLYZAT VÉLEMÉNYEZÉSE

Az illetékes levéltár módosítási javaslatokat tehetett mind az iratkezelési szabályzat, mind az irattári terv vonatkozásában, amennyiben úgy vélte, hogy a szabályzat nem biztosítja a történeti értékű iratok fennmaradását. Az irattári terv esetében jogában állt a meghatározott őrzési idők felülvizsgálata, illetve egyes tételek átminősítése történeti értékűre vagy történeti értékűből ügyviteli értékűre. A szabályzat hatálybalépése a gyakorlatban a levéltár egyetértését nem nélkülözhette. Amennyiben év közben új irattári tétel kialakítására lett szükség, azt a levéltár véleményének figyelembevételével lehetett megtenni.