Levéltári kézikönyv (Budapest, 2009)

4. Irattan és iratkezelés

352 ■ 4. Irattan és iratkezelés

alsóbb szervekhez küldött és különféle néven illetett leiratok (régiesen intéz vények, intézmények). Az abszolutizmus kancelláriai nyelvezetében az uralkodó „legkegyelmesebb leiratá”-val szemben a hozzá intézett „legalázatosabb jelentés” szerepel, ezzel kifejezésre juttatva a lehető legnagyobb távolságot a felsőbbrangúak és az al- sóbbrangúak által kiadott irományok közt.

Az alárendeltséget kifejező iratok az alsóbb szerv felettes szervhez vagy magánszemély hivatalos szervhez intézett iratai. Idetartoznak például a kérvények, a magán- személyek hivatalos szervhez intézett kérelmező iratai; a jelentések, amelyeket az alárendelt hivatal a felsőbb hivatalhoz írt; a felterjesztések, előterjesztések (régiesen feliratok), amelyeket az alsóbb szerv küldött a felsőbb szervnek. Feliratok az ország- gyűlésnek az uralkodóhoz intézett iratai is. A felség-előterjesztések az uralkodó alá rendelt személynek vagy szervnek az uralkodóhoz intézett előterjesztései. A régebbi korokban az irat külső formája: az utolsó sor és az aláírás közti távolság, a devo- tiovonal (csigavonal) is kifejezte a küldő és a címzett közötti távolságot.

A mellérendeltséget kifejező irat az egyenrangú felek, azonos hatáskörű szervek közötti irat, ahol biztos, hogy nincs alárendeltség a küldő és címzett között. Ezek például az átiratok, illetve megkeresések. Általában udvarias hangnem jellemzi őket.

A modern, demokratikus berendezkedésű országokban, bár irattanilag megmarad az alárendeltségi-fölérendeltségi beosztás, a mindennapi életben a különbség fokozatosan eltűnik, a szolgáltató állam egyenrangú partnere az állampolgárnak, így a közigazgatási eljárás is az ügyfél kérelmére, bejelentésére, nyilatkozatára indul, a hatóság határozatot hoz vagy végzést bocsát ki.

A modern korban az iratok jelentős részét kitevő ügyviteli iratok (lásd alább, a

4.1.2.8. pontban) nem tekinthetők sem fölé-, sem alá-, sem mellérendeltséget kifejező iratoknak.

4.1.2.7. AZ IRAT KELETKEZÉSE, ÜGYVITELBEN ELFOGLALT HELYE SZERINTI CSOPORTOSÍTÁS (EREDETKUTATÓ, GENETIKUS IRATTAN)

Az iratok keletkezésével az eredetkutató, más néven genetikus irattan foglalkozik. Vizsgálja az irat keletkezését, ügyvitelben elfoglalt helyét, a keletkeztető szervek köz- igazgatásban, gazdasági életben elfoglalt helyét. Ebből a szempontból megkülönböztethető beadvány és kiadmány, fogalmazvány (fogalmazat, tervezet) és tisztázat, eredeti és másolt irat, hiteles irat és hamisítvány. Összefoglalóan ezeket iratfajtáknak is szokás nevezni.

Beadvány az az irat, amely valamely szervhez vagy személyhez érkezik, amelyet hozzá intéztek. Kiadmány az az irat, amelyet valamely szerv vagy személy elküld. Az elküldött kiadmány az aláírásra jogosult személy, vezető aláírásával ellátott tisztázat. A kiadmány lehet kézbesített vagy kézbesítetlen (ha eljut a címzetthez, vagy ha nem), ami hivatalos irat esetében (a jogvesztő hatás miatt) nem elhanyagolható körülmény.

A fogalmazvány (fogalmazat, tervezet) a kiadmány elkészítését szolgálja, rend