Országos Levéltárvezetői Konferencia, 1952. november 20-22. (Budapest, 1953)

A minisztériumok és felügyeleti hatóságok sajnos nem gyakoroltait: olyan mértékű irányítást és ellenőrzést a selejtezés felett, ahogyan ez szükséges lett volna. Egyedül a Be lügy minis Z'« térium végzett több kiszállásos ellenőrzést, továbbá a Közoktatásügyig valamint a üsshó- és Gépipari Minisstérium kiséri figyelemmel intézményeink selejtezését. Ha végig tekintünk az eddig végzett selejtezéseken,* megállapíthat juk

9 hogy a selejtezések nagyobb hiányosságok nélkül zajlottak le. Sörténtek ugyan egyes helyen visszaélések* gondatlanságból, nemtörődömségtől eredő iratpusztitások, de ezek távolról sem érik el azt az arányt, ami akkor következett volna be, ha selejtezési rendelet hiányában az iratanyag továbbra is az irottermelők keselésében maradt volna. Gondoljunk arra, hogy ilyen átfogó jogszabály nélkül még sokkal kilátástalanabb lett volna a küzdelem a papirhulladékgyüjtőkkel, aki£ féktelenül folytathatták volna garázdálkodásukat. I A munkának természetszerűleg voltok fogyatékosságai is, ami elsősorban arra vezethető vissza, hogy ilyen jellegű feladatot a selejtezésre kötelezettek nagy része, de maguk a levéltárak is alig végeztek. .Lényegesebb javítani való az ügykörjegyzékek terén jelentkezik. Egyik-másik tárca elég részletes ügykörjegyzéket adott ki, s ezek sem bizonyultak elegendőnek* Általános tapasztalat, hogy az ügykörjegyzékeket szervtipusónként kellett volna összeállítani* Azaz alispáni* főszolgabíróig kórházi, rendőrkapitánysági, textilüzeijti', gépipari stb. irattárák részére különkülön kellett volna ügykörjegyzékeket Összeállítani, amelyek fokozott részletességgel tartalmazhatták volna az illető szerv ügyintézésében előforduló ügyféleségeket. - E téren a hiányosság oka elsősorban a tapasztalat hiánya

f de az ügykörjegyzékek Összeállításának nehézségeit lehet megvilágítani azzal is, hogy pl. volt minisztérium, amely ug;r ki várit tárgyalni, hogy * 80 ügykört hajlandó megállapítani, de töbloet nem * - A jövő évi selejtezésekhez konkrét tapasztálat tehát az, hogy legalább a legfontosabb szervtipusoknak álljon saját ügykörjegyzék rendelkezésükre, s gondoskodni kell arról, hogy az ügykörjegyzékek megfeleljenek a selejtezésre kerülő 1947. év ügyintézésének. Az országos selejtezés során derült napfény sok olyan iratanyagra* amiről úgyszólván senki sem tudott, illetőleg elveszettnek hit tv A levélt4ron kivül őrzött iratanyag szemmeltartása érdekében tehát feltétlenül szükséges annak szervezett irmában történő nyilvántartás Egyes levéltáraink nem értették teljesen/át a selejtezés jelentőségét, a ugy gondolták, hogy elegendő, ha nem kerül értékes anyag zúzdába, viszont; nem lényeges, hogy minden iratanyag selejtezési eljárás alá kerüljön. Itt is nyomatékosan szeretnék rámutatni arra, hogy a 185-ös minisztertanácsi rendelet és végrehajtási utasításai félreérthetetlenül megmondják azt, hogy mely iratokat kell selejtezni. Esek esetében a selejtezés tehát végrehajtandó. Kivételnek esak különösen indokolt esetben külön engedély alapján van helye*