Békény István: Az irattáros munkája (jegyzet az állami levéltárak által tartandó irattárosképző tanfolyamok hallgatói számára) (Budapest, 1962)

V. Az értéktelenné vált iratok kiválogatása

egy csomóba fogjuk össze. A selejtezés ellenőrzése Ajánlatos, hogy a selejtező az iratcsomó átnézései,- átválogatása után az iratcsomó fedőlemezére ráírja a nevét és a dátumot® Ezzel elkerülhetővé válik, hogy egyesek felelőtlen,rossz munkájáért a jó selejtezési munkát végző dolgozó viselje a felelősséget* A selejtezést ugyanis nemcsak lelkiismeretesen elvégezni, de ugyanilyen lelkiismeretesen ellenőrizni is keli.Az ellenőrzés két fázisban történik. Egyrészt a selejtezési felelős menetközben köteles naponta átnézni az aznap átselejtezett iratcsomókat és figyelmeztetni a rosszul selejtezőket* Ajánlatos,hogy a selejtezési felelős beszélje meg azzal a bizottsági taggal az észrevételeit, aki helytelen Ítéletet alkotott valamely irat értéke felől* Az ellenőrzés kétségkivül nagy elfoglaltságot ró a selejtezési felelősre, ezért helyes, ha ezt a munkát a selejtezési bizottság egy-két legtapasztaltabb tagjával együtt végzi. Másrészt ugyancsak menetközben, majd a selejtezés befejezésekor az illetékes állami levéltár megbízottja, szúrópróba-szerüen ellenőrzi a kiselejtezett iratokat, főleg történelmi, tudományos szempontokat figyelembevéve. Természetesen a szerv selejtezési megbízottjának is figyelembe kell vennie az ellenőrzés során a tudományos, történelmi szempontokat éppenugy, mint a levéltári megbízott is szem előtt tartja minden esetben az ügyviteli érdekeket* Ha akár a selejtezési felelős, akár pedig a levéltári megbízott valamely iratot azzal az észrevétellel vesz ki a selejtanyagból, hogy azt valamely szempontból tovább kell őrizni, azt minden esetben a megőrzésre kerülő megfelelő iratcsoportba kell áthelyezni. Abból a meggondolásból kiindulva, hogy az iratanyag tudományos, politikai, gazdasági, illetve ügyviteli szempontból értéket képvisel, alapelvként kell elfogadnunk, hogy egyetlen ügyiratot sem szabad selejtbe tenni, megsemmisíteni anélkül, hogy ennek nyoma ne maradjon* A selejtezésről szóló rendeletek ezért ugy intézkednek, hogy a selejtezési iratválogatási munka befejezése után az irattári segédkönyvekben /iktatókönyvek, irattári sorkönyvek/ fel kell jegyezni az iratok sorsát, tehát azt, hogy azokat melyik csoportba helyeztük* Erre azért van szükség, hogy a későbbiek során bármikor megállapítható legyen, hová került a keresett irat. A feljegyzés módját célszerű még a munka megkezdése előtt a levél-