Békény István: Az irattáros munkája (jegyzet az állami levéltárak által tartandó irattárosképző tanfolyamok hallgatói számára) (Budapest, 1962)
V. Az értéktelenné vált iratok kiválogatása
relt, de időközben esetleg külön-külön elhelyezett alkatrészek egyesítése, az esetleg még előadóknál lévő iratok viszszakérése stb. A selejtezés végrehajtása Az előkészítő munka után megkezdődhet sing a a selejtezés. Többnyire már valamennyien végeztünk ilyen munkát 9 s tudjuk, hogy ez nagyjából azt jelenti, hogy az iratokból, iratcsomófcként különböző csoportokat kell képezni: az egyik csoportba kerül az az iratanyag, amelyre még a folyó ügyintézésben szükség van; a másik csoportba azokat az iratokat kell tenni, amelyek történelmi, gazdasági, tudományos, illetve igazgatási szempontból érték t képviselnek! végül a harmadik csoportba azokat az iratokat kell Összegyűjteni, amelyek az emiitett egyík szempontból sem jelentősek. Minden ügyiratot darabonként kell megvizsgálnunk s tartalma alapján kell eldöntenünk,hogy melyik csoportba helyezaükí Ez~ látszatra nagy Sttnkát jelent, valójában azonban némi gyakorlat után gyorsan végezhető* A hivatal üg intézését jól ismerő dolgozó már néhány órás munka után világosan látja és sokszor már az ügy elintézéséhes használt nyomtatványról is megismeri azokat az ügyeket, amelyek sablonosán intéződtek, nagy számban fordulnak ele* és értéktelenek, vagy azt, hogy az iratban milyen kérdőpontot, rovatot kell megnézni, hogy első pillantásra megállapithassuks értékes— e az irat, vagy sem? Persze még ilyen gyakorlat után is nagy óvatossággal kell eljárni, s kívülről bármilyen sablonosnak tűnik is az irat, azért mindig szét kell nyitni, s legalább egy pillantással meg kell nézni, nem tartalmaz-e valami egyéb, értékesebb /pld* helytörténeti vonatkozású/ adatotl Az iratok jelentős része esetében azonban nem lehet rápillantásra s egyszerű belelapozással eldönteni, hogy melyik csoportba tartozik az irat, s hosszabb mérlegeles válik szükségessé* Az uj selejtezési rendelet értelmében minden főhatóság tulajdonképpen két ügykörjegyzéket állított össze* Az egyik, az X*sz* jegyzék tartalmazza mindazokat az ügyeket, amelyeknek az iratai nem selejtezhetek, illetve lo évig, vagy annál hosszabb ideig megőrzendők* A másik, a II* sz* jegyzék pedig a lo évnél rövidebb ideig megőrzendő iratokat foglalja magában* A jegyzékek azonban csak a nem selejtezhető iratokra nézve tartalmazlak
