Békény István: Az irattáros munkája (jegyzet az állami levéltárak által tartandó irattárosképző tanfolyamok hallgatói számára) (Budapest, 1962)
IV. Az iratok ügyviteli felhasználásának biztosítása
A rendszerezés helye az iratkezelési munkák sorában Már eleve is megállapíthatjuk, hogy az iratok rendszerezését két fázisban helyes végrehajtani. Az ügyintézés, ill. az iratkezelés fázisának természetes rendjét követve az iratkezelésnek mindenekelőtt biztosítania kell a szervhez beérkező, az ott keletkező iratoknak, valamint az ezekkel összefüggő már korábban beérkezett, ill. keletkezett iratoknak az operatív ügyintézés érdekében történő rendszerezését. Ez a munka gyakorlatilag mindössze abbéi áll, hogy az ugyanazon ügyre vonatkozó összes iratokat lehetőleg közvetlenül az irat elsődleges nyilvántartásba vétele után, össze kell gyűjteni s együttesen kell a döntés meghozatalára, az intézkedés.rmeg tét elére jogosult ügyintéző, vagy vezető rendelkezésért bocsátani* Az ugyanazon ügyre vonatkozó iratoknak ezt a rendszerezését - melyet általában előiratok szerelésének szokás nevezni - leghelyesebb tehát közvetlenül az újonnan érkezett iratok nyilvántartásba vétele, beiktatása után elvégezni. Hogy ezt a munkát a nyilvántartás vezetésével megbízott iratkezelő, vagy az ügy érdemi elbírálásával és elintézésével megbízott ügyintéző végzi el, az elérendő cél szempontjából tulajdonképpen közömbös. Ha az iratkezelő végzi el ezt a rendszerezést, ez sokkal gazdaságosabb, de szükségszerűen több lesz. a tévedés, a hiba. Ha az ügyintéző végzi el, a rendszerezés mindenképp megnyugtatóbb lesz, de értékes munkaidőt von el az érdemi munkáktél. Az un. dossziés rendszerű iratkezelés, mely nem az iratokban tárgyalt ü ^yek. hanem közvetlenül azok tárgya szerint csoportosítja a beérkezett és az újonnan keletkezett iratokat, a konkrét operatív intézkedésekhez, döntésekhez szükséges iratok összegyűjtésének, rendszerezésének munkáját teljes egészében az ügyintézőre hárítja át, ami - mint már említettük - egyáltalán nem gazdaságos. Előfordulhat azonban, hogy a szerv ügyeinek sajátosságai miatt ez a megoldás a megfelelőbb és ennek a rendszernek a fenntartása mégis előnyösebb. Általában azonban arra kell törekedni, hogy az elsődleges rendszerezés munkáját az iratkezelési dolgozók végezzék el. Az ügyintézőknek viszont igyekezniök kell, hogy a% iratkezelési dolgozókat a munka jó ellátásának szempontjai, szabályai felől részletesen tájékoztassák.
