Békény István: Az irattáros munkája (jegyzet az állami levéltárak által tartandó irattárosképző tanfolyamok hallgatói számára) (Budapest, 1962)

II. Az iratok keletkezése

az iratokban, az nem is létezik", Szerencsért ez az álláspont ma már csak a nyilt felelősségvállalástól irtóz* aktagyártó bürokraták számára jelent ideigleneö menedéket, Ee csaknem ugyanilyen veszélyes az e«ael ellentétes álláspont is, s ez ellen ugyanilyen határozottan küzdeni kell. Az állami vagy társadalmi szervek működésének, mindennapi tevékenységének valamennyi fontos, jelentős eseményét, mint mondtuk, Írásban rögzíteni kellé Külön is hangsúlyozni kívánjuk azonban, hogy itt nemcsak az anyagi, pénzügyi kihatású eseményekre gondolunk, A pénzügyi ügyvitel előírja,hogy a legjelentéktelenebb összegű eseményt is az előírásos i

rág beli bizonylat alapján, a részletesen kidolgozott szabályoknak /Kálisz, Kalász/ megfelelően /nem is egyetlen példányban/ Írásban rögzíteni kell, 3 ez az előírás meg ie valósul* * Mennyivel más az el járás t ha nem közvetlenül pénzről, Vagy anyagiakban is kifejezhető értékekről van szó, hanem olyan állami vagy társadalmi érdekekről vagy értékekről, melyek Bérelme, közvetve bár, de sokkal súlyosabb politikai,művelődési, tudományos vagy ügyviteli károkat okozhat, mint nem egy féltve őrzött, de esetleg csak elenyésző értéket képviselő könyvelési "belóg"* A helyzet ezen a téren nem egészen megnyugtató* Az önkény eskedésre, a basáskodásra hajlamos vezető és ügyintéző,a hivatali hatalmával visszaélő, de különösen a szabálytalanságokat elkövető dolgozó szívesen eltekint hivatali cselekedeteinek Írásbeli megörökítésétől, A legtöbb mulasztást azonban a túlságosan nagyvonalú, felületes vezetők és ügyintézők követik el, akik hajlamosak arra, hogy a fontos ügyek Írásba foglalását egy kézlegyintéssel intézzék el. Az irattárosnak azonban alig van lehetősége arra, hogy az írásbeliséggel kapcsolatos szélsőségek veszélyeire a vezetőket és ügyintézőket idejekorán és eredményesen figyelmeztetni tudja. Mindössze azt követelheti meg, hogy az irattárba csak olyan iratok kerüljenek be, melyek magukon viselik mindazokat az utasításokat, feljegyzéseket, aláírásokat, melyeket az irattárba helyezés esetére a szerv ügyviteli és iratkezelési szabályzata előir. Annál fontosabb szerep vár az irattárosra az iratok létrehozására felhasznált anyag megválasztása, beszerzése és fel-