Komjáthy Miklós: Levéltári ismeretek kézikönyve (Budapest, 1980)

Negyedik rész - XV. A levéltári segédletek

1. Helyben olvasás esetén a könyvet nem lehet a könyvtárból elvinni, csak az e célra berendezett olvasóhelyiségben lehet használni. Az olvasó által - a katalógus alapján - írt kérőlapon szereplő műveket a felügyelő kihozatja (kihozza) a raktárból, átadja az olvasónak, aki meghatározott időtartamig, a nyitvatartás ideje alatt ott olvashatja. A levéltári könyvtárat csak így használhatja a kutató a levéltár kutatótermében. 2. Kölcsönzés esetén az olvasó elviheti a könyvtárból a megszabott könyvmennyiséget ja használati szabályzatban előírt feltételek mellett, meghatározott időre. A levéltári könyvtárakból a levéltár dolgozói csak munkaszobájukba kölcsönözhetnek, és csupán kivételesen vihetik haza a művet. - A kölcsönzésnek két fajtája van: a személyi és a könyvtárközi. Az előbbinél az olvasó esetenként mindig csak egy könyvtár anyagát használhatja. A könyvtárközi kölcsönzés elnevezésből is kitűnik, hogy a könyvtárak az olvasók kívánságára kölcsönadnak egymásnak állományukból hiányzó műveket. Az olvasó tehát egyidejűleg több könyvtár állományát közvetve is használhatja. A lebonyolítás meggyorsítása érdekében a könyvtárak először egymás között, illetve a hálózaton belül a központ Útján kölcsönöznek. Az OSZK-hoz akkor fordulnak, ha nem ismerik a mű lelőhelyét. Az OSZK ugyanis a KC-ből megállapítja a lelőhelyet, és a kérést az illetékes könyvtárnak továbbítja. A kölcsönző levéltár az OSZK, illetve a hálózati központ egyidejű értesítése mellett közvetlenül a kérő könyvtárnak küldi meg a művet, az pedig, a használat után szintén közvetlenül küldi vissza. Ha a keresett mű nem található meg az országban, az OSZK külföldi könyvtárakból is kölcsönözhet, mint ahogy a külföldi kérést is teljesíti. A könyvtárközi kölcsönzés tehát nemzetközi. Kézikönyveket és periodikákat könyvtárközileg általában nem kölcsönöznek. A megkapott művet az olvasó csak helyi olvasás formájában használhatja a kérő könyvtárban, általában egy hónapig. A kérés, illetve teljesítés egyik módja az is lehet, amikor az eredeti művet nem kölcsönzik, hanem mikrofilmet vagy xeroxmásolatot kérnek, ill. küldenek róla. Használati nyilvántartásként általában nyomtatványok szolgálnak, egy részüket az MSZ 3396 szabvány egységesíti. Az alábbiak a fontosabbak: a beiratkozási napló, az olvasójegy (olvasói karton) - a levéltári könyvtáraknál mindkettőt a kutatói nyilvántartás szolgálja -, a kérőlap (a helybenolvasás nyilvántartása) és a kölcsönzőlap. Ez utóbbi legalább a következő adatokat tartalmazza: a mű raktári száma, bibliográfiai adata (esetleges kötet-, évfolyamjelöléssel), raktári egység darabszáma (kötet), a kölcsönzés kelte, határideje és a kölcsönző aláírása. Ez a nyilvántartás lehet naplószerű vagy kartoték (cédula). Az utóbbi a jobb, mivel a kölcsönzésnél tudni kell, hogy egy olvasónál milyen művek vannak, egy bizonyos művet kinek kölcsönöztek ki és mikor jár le a kölcsönzési határidő. Ezt pedig célszerűen 3 példányban átütéssel kitöltött nyomtatott cédulával lehet megoldani. A levéltári könyvtárakban elegendő az első két szempont szerinti nyilvántartás. Nélkülözhetetlen még a forgal-