Komjáthy Miklós: Levéltári ismeretek kézikönyve (Budapest, 1980)

Negyedik rész - XV. A levéltári segédletek

tétben és értékben változtatják meg az állományt. E jegyzékek az ellenőrzésről készült, iktatott jegyzőkönyv mellékletei, és ezeknek két példányát a fenntartó (pl. a tanács illetékes osztálya) megküldi a hálózati központnak (a levéltári könyvtárak esetében az OLKK-nak), és véleményezése alapján engedélyezi a törlést. Az ellenőrzés hasznos segédeszköze a sorozatnyilvántartó és a kardex, mert segítségükkel szükségtelen a kiegészítések egyes tételeit állandóan a leltárkönyvben keresgélni. Törlés. A selejtezett és hiányzó műveket, utóbbiakat engedélyezés után a leltári nyilvántartásokból törölni kell. Nagy könyvtárak külön törlési könyvet vezetnek, kis könyvtárak, mint a levéltáriak is, egyszerűbben végzik ezt. Az engedélyezési jegyzék, illetve jegyzőkönyv iktatószámát és azt a szót, hogy „törölve" a leltárkönyv vonatkozó tételének jegyzetrovatába kell beírni. Egész mű törlése esetén a tételt tintával át kell húzni, kötet vagy évfolyam törlése esetén azonban csak az érintett tételeket kell áthúzni, vagy a jegyzetrovatba beírni a törölt kötet-, vagy évfolyamszámot, de mindenképpen úgy, hogy a megmaradt állomány egyértelműen megállapítható legyen. Nem szabad a törölt tételek helyére új művet beírni, illetve ezeknek leltári, raktári számát újból felhasználni. A törlést a sorozatnyilvántartóra és a kardexre is, hasonlóan, rá kell vezetni. Természetesen a katalógusnál (ld. 4. f) is: az egész mű törlése esetén a kartonjait ki kell szedni, kötet és évfolyam törlésénél e tényt kell a katalógusra ráírni. A törlés eredményének a mű, kötet, érték adatait tartalmazó összesítőjegyzék alapján az év végi zárlatkor a záróállomány adatait ennek megfelelően, az iktatószámra hivatkozva, módosítani kell. A következő év nyitótétele már a tényleges állomány szerinti legyen. f) Katalogizálás I A katalogizálás a könyvtárhasználat nélkülözhetetlen eszközének, a katalógusnak az elkészítése a könyvtár állományáról. A leltár ugyanis alkalmatlan a tájékoztatáshoz. Ehhez más alakú és más adatokat tartalmazó nyilvántartás kell. A forma régen a kötet vagy az ív volt, ma már csak cédulakatalógust készítenek, azt is nemzetközileg szabványos nagyságú (75 x 125 mm) kartonra (MSZ 3406), osztólapokat (MSZ 3407) használnak hozzá, s a katalógusszekrény megfelelő nagyságú fiókjaiban (MSZ 3403) tárolják. A szöveget régen kézzel, ma írógéppel vagy valamilyen sokszorosító (stencil, adréma, fotó stb.) eljárással rögzítik, esetenként nyomtatják is. A címleírás a katalógus megszövegezése. Használhatósága érdekében egységesen megfelelő adatúnak és alak szempontjából elrendezettnek kell lennie. Az előbbi nélkülözhetetlen, épp ezért a legfontosabb könyvtári szabvány a címleírási szabályzat: MSZ 3424. Az elrendezést a címleírás adatcsoportjai és a célszerűség szabják meg. A címleírás legfontosabb munkája a rend szónak a megállapítása, mert a katalóguscédulákat általában ennek alapján rendezzük. Fontosabb problémái: a szerzői, szerkesztői vagy címrendszó, illetve a testületi szerző megállapítása, a nevek írása, az