Komjáthy Miklós: Levéltári ismeretek kézikönyve (Budapest, 1980)

Negyedik rész - XV. A levéltári segédletek

külön-külön kötetekbe) oly módon kell köttetni, hogy az egyes évfolyamok a lehetőséghez képest megbontatlanul kerüljenek a kötetekbe. A másodpéldányok nyilvántartására csak az említett MM utasítás 1. sz. mellékletében mintaként közölt, központilag kiadott űrlapokat szabad használni. Új anyakönyvi kerület (kirendeltség) létesítésekor új lapot kell nyitni, megszűnésekor pedig le kell zárni a nyilvántartólapot. A záradékban hivatkozni kell a megszűnés tenyéré. Az anyakönyvi kerület (kirendeltség) elnevezésében történő változásokat a lap felső részén levő rovatban kell feljegyezni. Az UB jegyzékeknek és születési anyakönyvi másolatoknak az MM utasítással rendszeresített (2. sz. minta szerinti) nyilvántartásba vételekor meg kell vizsgálni a bejegyzések teljességét^ a megfelelő külalakot és a záradék meglétét. A jegyzék folyószámozásának végig kell haladnia a tárgyéven, ne legyen a számozásban hiány vagy ismétlődés, jegyzékenként kezdődő újraszámozás. A fenti feltételeknek meg nem felelő jegyzéket ki kell javíttatni! Az 1895-1906. és az 1953-1960. években kiállított értesítéseken közölt utólagos bejegyzéseket a levéltárak teljes szöveggel vezették be a másodpéldányba. Az 1907-1952. években, valamint az 1961 óta készített UB jegyzékekről csupán a jelzet kerül a másodpéldányba: annak jelzése, hogy melyik évi jegyzék hányadik folyószáma alatt található az érintett anyakönyvi bejegyzésre vonatkozóan utólagos bejegyzés. A jelzetek beírásánál mindig meg kell vizsgálni a nevek azonosságát, a közölt számok ugyanis gyakran tévesek. Az ilyen elírt számokat feltétlenül tisztázni kell az anyakönyvi kerülettel. A jelzetnek a másodpéldányba való beírását a jegyzéken ki kell „pipálni". Születési anyakönyvi másolat esetében a másodpéldány üresen maradt rovataiba be kell jegyezni a hiányzó adatokat: a gyermek családi nevét, az apa adatait és az anyakönyvvezető nevét. Az Anyakönyvi utasítás és a 133/1968. MM sz. utasítás részletesen intézkedik az elveszett anyakönyv első vagy másodpéldánya pótlásánál követendő eljárásról. A pótlásról a másodfokú anyakönyvi felügyelő intézkedik. A levéltár a már ismertetett anyakönyvi okiratok közül anyakönyvi másolatot és anyakönyvi kivonatot adhat ki, mégpedig az erre a célra rendszeresített, az anyakönyvi hivatalok által is használt űrlapokon. Állami szervnek hivatalos célra anyakönyvi másolat, ügyfél számára pedig kizárólag anyakönyvi kivonat állítható ki. Ügyfél részére azonban csak abban az esetben szabad anyakönyvi kivonatot kiadni, ha azt az anyakönyvi kerület az első példány hiánya miatt nem tudja kiállítani, és ezt a körülményt az anyakönyvi felügyelet írásban igazolja! Az anyakönyvi másolat nyomtatványra a vallásra vonatkozó adatok kivételével szó szerint be kell másolni az anyakönyvi bejegyzést. Az anyakönyvi kivonat - mint a neve is jelzi - az anyakönyvi bejegyzésnek kivonatolása. Csak a kivonat űrlapján feltüntetett rovatoknak megfelelő adatokat szabad bevezetni, a „Megjegyzések" és az „Utólagos bejegyzések" rovatába mindig csupán a kivonat kiállítása idején érvényben levő adatokat lehet bejegyezni. Anyakönyvi kivonatnak - a levéltári gyakorlatban csak igen ritka esetekben történő - kiállításakor ajánlatos minden esetben