Komjáthy Miklós: Levéltári ismeretek kézikönyve (Budapest, 1980)

Negyedik rész - XV. A levéltári segédletek

vétlen behatásától. A raktárhelyiséget száraz időben rendszeresen szellőztetni kell. A rendszeres takarításon túl 5-10 évenként gondoskodni kell a raktárban őrzött levéltári anyagnak, az állványzatnak és a padlónak a takarításáról, portalanításáról, szükség esetén fertőtlenítéséről. A raktárhelyiségekbe gáz-, víz- és csatornavezetéket nem szabad bevezetni, illetőleg nem szabad azokon ilyeneket átvezetni. (Külföldön újabban olyan megoldással kísérleteznek, hogy az ereszcsatorna rézből készült lefolyói nem kívül a falon, hanem a raktáron át vezetnek. Azért teszik ezt, mert így, ha a csatornának baja támad, rögtön észlelhető, míg a kívülről beázó fal nagyobb kárt okozhat.) A raktárak berendezésénél is elsősorban a biztonságra és célszerűségre kell törekedni. A levéltári anyagot általában állványokon (esetleg szekrényekben) kell elhelyezni. A faállványokat ma már egyre inkább kiszorítják a fémállványok (mégpedig az eredetileg nem levéltári raktárnak épült helyiségekben általában a házilag összeszerelhető ún. Dexion-Salgó félék). Célszerű, hogy a polcok mélysége ne haladja meg a fél métert, az állványsorok között pedig legalább 80 cm-nyi térköz legyen. Az állványzat legalsó polca és a padló között legalább 10 cm-es hézagot kell hagyni. Az állványzatra rakott levéltári anyag sem a fallal, sem a padlóval nem érintkezhet. Levéltári anyagot a padlóra rakni csak különös szükség esetén, rövid időre és akkor is a tűzrendészeti előírások megtartásával lehet. Modern levéltári célépületekben (s másutt is, ahol statikailag megoldható) helykímélés céljából guruló (compactus) fémállványokat alkalmaznak. Bizonyos iratfajták, pl. a térképek, tervrajzok, függő pecsétes oklevelek elhelyezésénél a fémből készült szekrények, dobozok kerültek előtérbe. Levéltári anyagot csomagolatlanul (burkolatlanul) csak ideiglenesen szabad tárolni. A végleges raktározáshoz az anyagot megfelelő részekre (legkisebb raktári egységekre) osztjuk és csomagoló (tároló) eszközökbe helyezzük. A tároló eszköz lehet doboz, vagy a nálunk hagyományos eljárás szerint két fedőlemez és egy heveder (az így burkolt és összetartott iratokat a fedőlemezek csak lapjukon védik, oldalaik szabadon vannak). A levéltári anyag bizonyos fajtáinál a könyvszerű kötést szokták alkalmazni. Valamely levéltári raktárba csak a benne őrzött levéltári anyag kezelésével megbízott dolgozók léphetnek be külön engedély nélkül. Mások csak az anyagért felelősök jelenlétében, vagy esetenként a levéltárigazgató engedélyével tartózkodhatnak ott. A raktár kulcsa csak az anyagfelelősöknek és csak a munkaidő tartamára adható ki. Ez idő alatt ők tartoznak felelősséggel a levéltári anyag épségéért és hiánytalanságáért. A raktárrendészeti szabályok előírják, hogy a raktárból levéltári anyagot csak az anyagfelelős vihet ki, és ő is csak úgy, hogy a kiemelt anyag helyére un. „őrjegyet" helyez. Az őrjegy arra szolgál, hogy megállapítható legyen a kivitt irat holléte, és hogy mikor emelték ki raktári helyéről. Az anyagfelelősöknek figyelniük kell a gondjaikra bízott levéltári anyag fizikai állapotát, és ha abban bármiféle olyan változást észlelnek, amely beavatkozást tesz