Komjáthy Miklós: Levéltári ismeretek kézikönyve (Budapest, 1980)

Negyedik rész - XV. A levéltári segédletek

menyben őrzött legnagyobb levéltári egységek címét, korát és terjedelmét. Ilyen kalauz jelent meg eddig nálunk Magyarország levéltárairól (idegen nyelven), vagy Budapest Főváros Levéltáráról (magyar és idegen nyelven). A kalauzt sommás volta és csupán alapvető téjékoztatást nyújtó jellege miatt a levéltári propaganda eszközének is tekinthetjük. Az alapszintű leltárak közé tartozik a fondok törzskönyve, a fondjegyzék, bizonyos tekintetben ide sorolhatjuk a levéltári tervezési statisztikai segédletet, s végül ide tartozik a levéltári útmutatónak nevezett segédletfajta. A fondok törzskönyve belső használatra készül, rendeltetése, hogy benne a levéltár, mint hiteles alapnyilvántartásban, az őrizetében levő fondok legfontosabb nyilvántartási adatait, az azokban bekövetkező változásokat rögzítse. Formája tartósan bekötött, számozott oldalakat tartalmazó kötet. A törzskönyv adatai: a fond törzsszáma, címe, évköre, terjedelme. A terjedelmet últalában iratfolyóméterben fejezzük ki. Oklevelek, térképek, tervrajzok, filmfelvételek esetében azonban a darabszám, mozgófilmeknél, hangszalagoknál a lejátszásukhoz szükséges óra-perc-másodperc határozza meg az anyag terjedelmét. Ha a kérdéses fond letétként került a levéltárba, ezt is fel kell jegyezni. Ha a fond kutatására vonatkozóan korlátozások állnak fenn, e körülmény a korlátozást meghatározó levéltári ügyirat iktatószámával együtt feltüntetendő. A törzskönyv készítésekor a levéltár addig kialakított fondjainak adatait törzsszámaik emelkedő rendjében vezeti be, majd a levéltár igazgatója a törzskönyvet a levéltár pecsétjével és saját aláírásával lezárja. A törzskönyv lezárása után kialakított új fondokat kialakításuk sorrendjében és törzsszámuk feltüntetésével, folyamatosan kell a törzskönyvbe bevezetni. A törzskönyv rendszere tehát lezárásáig a törzsszámok növekvő rendje, ezután a fond kialakításának időrendje, vagyis a törzskönyv nem tartozik a szó szoros értelmében a strukturális segédletek közé. Be kell vezetni a törzskönyvbe a már bejegyzett fondok ott rögzített adataiban előállt bármely változást is, utólagos bejegyzésként. Minden utólagos bejegyzést el kell látni a bejegyzés keltével, a levéltár pecsétjével és az igazgató aláírásával. A Magyar Országos Levéltár törzskönyve ettől eltérő módon készül, mert ott a törzsszámok rendszere is más, mint a többi levéltárban. Az Országos Levéltár külön konkordancia jegyzékkel biztosítja az összhangot saját rendszere és a többi levéltár számára kötelező fondcsoportosítási rendszer között. A fondjegyzék rendeltetése elsősorban az, hogy az anyag védelmét szolgálja, de tájékoztató szerepe is van: a kutató a levéltárak fondjegyzékeiből állapíthatja meg, hogy mely fondokat hol őriznek. Egyszerű jegyzék lévén, szintetikus módszerű, vagyis adatai összefoglalóan meghatározók, nem részletesen kifejtők. A fondjegyzék adatai: a fond törzsszáma, címe, évköre, terjedelme iratfolyóméterben, levéltári tagolódása (állagainak jelzete, címe és évköre). A fondjegyzék rendszere az anyag rendszerével megegyező. ívformában készítjük el és elkészülte után publikáljuk. A fondjegyzék ily módon a lezárásakor érvényes adatokat rögzíti.