Komjáthy Miklós: Levéltári ismeretek kézikönyve (Budapest, 1980)

Negyedik rész - XIV. A levéltári iratok selejtezése

Helytelen lenne azonban e kihágási iratokat csak az ügykörök alapján értékelni, hiszen a jelentéktelen ügykörökben is találunk olyan ügyiratokat, amelyekben értékes adatok vannak. így pl. a csavargási ügyek iratai általában selejtezhetők lennének. Ha azonban munkakerülés miatti csavargásról van szó, vagy a csavargónál fegyvert találtak, vagy ha külföldre akart szökni, pl. azért, hogy beálljon az idegenlégióba, az ügyiratot meg kell tartani. Az ügyiratokon belüli egyes iratok értékelése nagyon időigényes feladat, ezért a selejtezésnek ezt a módját önálló feladatként csak ritkán alkalmazzuk. Egyes szakszervek fondjaiban azonban a fondképző speciális, szűk körű tevékenysége miatt ügyi rat-selejtezéssel viszonylag kevés eredményt érnénk el, az egyes ügyiratokban azonban tömegesen fekszenek levéltári szempontból értéktelen, s az ügyiratból könnyen eltávolítható egyes iratok. Az ilyen ún. darabszintü selejtezés a legkönnyebben formai jegyek alapján, bizonyos iratfajták kiselejtezésével, mások megtartásával oldható meg. Darabszintű selejtezést végzünk pl. az árvaszéki fondokban. Ezekben ügyirat-selejtezéssel viszonylag csekély eredményt tudnánk elérni, viszont az egyes ügyiratok nagy számmal tartalmaznak megőrzésre nem érdemes darabokat, amelyeket a megmaradó rész összefüggéseinek veszélyeztetése nélkül ki lehet onnan emelni. A selejtezés során megtartjuk azokat az egyes iratokat, amelyekből kiderül, kinek a hagyatékáról van szó, kik a kiskorú örökösök, miből áll a hagyaték (leltár), mi lesz a sorsa (végrendelet, osztályegyesség, hagyatéki tárgyalási jegyzőkönyv). Megmarad továbbá a gyám és gondnok kirendelésére vonatkozó árvaszéki határozat, megmaradnak az adásvételi és haszonbérleti szerződések eredetiben vagy másolatban, a gyámi számadás a hagyaték kezeléséről. Kiselejtezzük azonban a tényleges adatokat nem szolgáltató nyugtákat, elismervényeket, az előkészítő iratváltást (pl. a hagyatéki leltár elkészítésére vonatkozóan), a különböző sürgetéseket, vétíveket, pénzek be- és kiutalását a gyámpénztárba, az anyakönyvi és telekkönyvi kivonatok tömkelegét. Az így elért redukció révén a forrásanyag könnyebben kutathatóvá válik. 3. A levéltári selejtezés lebonyolítása A levéltári selejtezés lebonyolítása szempontjából kétféle iratanyagot különböztetünk meg: egyrészt olyant, amelynek elejtezését a fondképző vagy a Levéltári Osztály által kiadott utasítás szabályozza, másrészt olyant, amelyre nézve nem adtak ki selejtezési utasítást. Olyan levéltári anyagot, amelynek selejtezését érvényes utasítás szabályozza, csak annak alapján szabad selejtezni. Ha olyan levéltári anyagban kívánunk selejtezést végezni, amelyre nézve selejtezési utasítás nincs, előbb selejtezési tervet kell kidolgoznunk. A selejtezési tervben meg kell jelölni, hogy a fondképzőnek mely ügyköreit érintő iratokat kívánjuk kiselejtez-