Komjáthy Miklós: Levéltári ismeretek kézikönyve (Budapest, 1980)

Negyedik rész - XIV. A levéltári iratok selejtezése

hazai gyakorlat hevederrel összefogott ún. fedőlemezeket használt, a raktári egységeknek ez a formája az iratcsomó. Ma már ehelyett inkább az iratokat a portól sokkalta jobban védő dobozokat használunk, amelyeknek hátránya viszont a valamivel nagyobb helyigény és anyagpenészedés esetén a fertőzés terjedésének gyorsulása. A térképeket és tervrajzokat korábban gyakran tekercselve, esetleg henger alakú tokokban tárolták. A térképek és tervrajzok tárolásának modern módja a mappákban vagy fiókokban kiterítve történő elhelyezés. A dobozok és iratcsomók méretét egyrészt az iratok formájának, másrészt a rendelkezésre álló raktári berendezés lehető jó kihasználásának és a gyakorlati használhatóságnak szempontjai szabják meg. Az iratok dobozolásakor vagy csomózásakor a rendezés során kialakított szerkezeteket kell tiszteletben tartani. Minden fondot külön raktári egységekben kell elhelyezni és nem tehetjük meg azt sem, hogy két egymás után következő állag vagy sorozat anyagát raktári egységek szempontjából el ne választanánk egymástól. A kisebb levéltári egységeknél, pl. a tételeknél, már elkerülhetetlen, hogy a levéltári egységek és a raktári egységek határai esetenként ne keresztezzék egymást, ezeknél is arra törekszünk azonban, hogy a raktári egységek kialakításánál a levéltári anyag belső szerkezetét a lehetőség szerint érvényre juttassuk. Az egyes raktári egységeket a fond vagy állag levéltári rendszerének megfelelően, tehát ideális sorrendben, fondonként, illetőleg állagonként újra kezdődő sorszámokkal kell jelölni. A raktári jelzet a raktári egység azonossági jele; áll a törzsszámból, valamint a raktári egység fondon, illetőleg állagon belüli sorszámából, a „rakszám"ból. A raktári jelzetet a raktári egységnek a polcon kifelé néző oldalára, tehát jól látható helyre kell felírni vagy felragasztani. A raktári egységeknek a raktárban való felállítása a raktári jelzetek rendjében történik. Ettől csak a könnyebb kezelhetőség biztosítása vagy a raktári adottságok jobb kihasználása érdekében térhetünk el. Ha egy vagy több raktári egység nem az anyag levéltári rendszerének megfelelő helyen fekszik, utalókartonon kell jelezni raktári helyét. XIV. A levéltári iratok selejtezése A levéltárakba elvileg csak levéltári értékű iratok kerülhetnek. A múltban azonban számos esetben előfordult, és a jövőben is előfordulhat, hogy a levéltárnak olyan anyagot kell átvennie, amit előzetesen nem vetettek alá selejtezésnek, vagy nem megfelelően selejteztek, és amelyben a levéltári értékű darabok mellett ilyen értékkel nem bírók is találhatók. A levéltári selejtezés célja a levéltár őrizetében levő iratanyag megtisztítása a levéltári értékkel nem bíró daraboktól. A levéltárak ezt részben helynyerés végett teszik, hogy az így felszabadult raktári férőhelyre újabb