Komjáthy Miklós: Levéltári ismeretek kézikönyve (Budapest, 1980)

Negyedik rész - XIII. A levéltári anyag rendszerezése, a rendezés

nunk össze, mert ugyanazon közös tárgyhoz tartozó iratok több eredeti dossziéban fekszenek Előfordulhat ennek a fordítottja is, amikor a dossziéban tárgyilag össze nem tartozó iratok vannak. Ezeket kiemeljük és megfelelő tárgyi egységhez osztjuk be. Az így rendezett levéltári anyag továbbrendezése már többnyire mechanikus módon (évrendben, betűrendben stb.) történik. Az egyes tételeken belül további kisebb iratcsoportokat csak akkor hozunk létre, ha azt az iratok belső összefüggései szükségessé teszik. Ilyen irategyüttes pl. az ügyirat, amit közigazgatási hatóságok már az irattárban kialakítottak. Szétesett ügyiratok rendjének helyreállításához az iratokon látható ügyviteli és irattári jelzetek adnak segítséget. A rendezési munka befejeztével az iratokat levéltári jelzetekkel kell ellátni. A levéltárijelzet a kialakított rendet rögzíti az iratokon. A helyéről kiemelt iratot a levéltári jelzet segítségével lehet könnyen és biztonságosan visszahelyezni, levéltári műszóval élve „reponálni". A levéltári jelzetet a fond rendszerével és rendezettségi szintjével összhangban kell kialakítani. Fondszintig rendezett anyagra csak a fond törzszszámát lehet rávezetni. A törzsszám a fondfőcsoport római számából és azon belül a fond sorszámát jelölő arab számból áll, amit a fond a levéltárba való bekerülésekor vagy fondszintig való rendezésekor kap. A törzsszám a fond levéltári azonossági, nyilvántartási száma. Egy fond állagait fondon belüli sorrendjüknek megfelelően kisbetűkkel jelöljük. Az Országos Levéltár a fondokat és állagokat ettől eltérő módon, a szekció betűjelével és szekciónként újrakezdődő arab számokkal jelöli. A rendezés során kialakított további levéltári egységek rendjét a levéltári jelzet továbbfejlesztésével kell rögzíteni. Az eredeti irattári rend változatlanul maradó elemeinek jelölésére az eredeti irattári jelzeteket (alapszám, iktatószámok) hagyjuk meg. 3. A raktári egységek kialakítása (a levéltári anyag raktári rendje) A rendezett, jelzeteit levéltári anyagot raktári egységekbe kell osztani. Raktári egységeknek nevezzük a levéltári anyag tárolására szolgáló különböző nagyságrendű berendezéseket: a raktárhelyiségeket, ezeken belül az állványokat vagy szekrényeket, ezeken belül a polcokat, rekeszeket vagy fiókokat, végül az ún. legkisebb raktári egységeket: a dobozokat, iratcsomókat, köteteket, füzeteket stb. A továbbiakban csak az utóbbi, legkisebb raktári egységekről lesz szó. A rendezés után meg kell állapítani, az anyag jellegétől, formájától és a raktári viszonyoktól függően, azt a technikai formát és annak méreteit, amely a kérdéses anyag és annak egyes részei tárolására megfelelő. Ma már általában kétféle technikai forma közül választhatunk: a kötetek és a dobozok között. Általában csak az eredetileg is bekötésre szánt, füzetes nyilvántartások, az ülésjegyzőkönyvek, ügyviteli és irattári segédkönyvek sorozatait köttetjük be. Az iratok tárolására a hagyományos