Komjáthy Miklós: Levéltári ismeretek kézikönyve (Budapest, 1980)

Negyedik rész - XIII. A levéltári anyag rendszerezése, a rendezés

dókban előbbre soroljuk az irányító és ellenőrző, azután az igazgatási, a műszaki, a kereskedelmi és végül a számviteli részlegek állagait. A rendszer harmadik eleme formális. Előbbre soroljuk a jelzeteit állagokat, s utoljára hagyjuk a jelzeteletleneket. Az állagnál mélyebb szintű levéltári egység a sorozat. Sorozatoknak az állagon vagy állagokra nem tagolódó fondon belül iratfajták szerint vagy esetleg tárgyi alapon kialakított levéltári egységeket nevezzük. Iratfajták szerinti (alaki) sorozatok pl. közigazgatási szervek anyagában az ülésjegyzőkönyvek, az iratok, az iktatókönyvek, a mutatókönyvek sorozatai. Vállalati anyagban ilyen sorozatok a vezető szervek ülésjegyzőkönyveinek, a körözvényeknek, a kimenő levelek másolatainak, az esetleges ügyviteli és irattári segédkönyveknek sorozatai. Tárgyi sorozatok általában kisebb tárgyi egységek összevonásából jönnek létre. Az összevonás többszörös lehet, ennek megfelelően beszélünk fősorozatokról, sorozatokról és alsorozatokról. Pl. valamely nagy vállalat fondjának titkársági állagában fősorozatot alkothatnak a cégbíróságilag be nem jegyzett, önálló ügyvitellel nem rendelkező leányvállalatok iratai, ebben a fősorozatban külön sorozatokat hozhatunk létre az egyes leányvállalatok iratai számára, s egy leányvállalati sorozaton belül külön alsorozatokba oszthatjuk be az illető leányvállalat közgyűlésének, igazgatóságának; felügyelő bizottságának, jogügyeinek iratait. Sorozatokat csak azokban a fondokban, illetőleg állagokban alakíthatunk ki, amelyekben ezt az anyag összetett volta megkívánta. Legáltalánosabbak az iratfajták szerinti sorozatok. Olyan fondban, illetőleg állagban, amelynek irataihoz segédkönyvek állnak rendelkezésre, legalább két sorozatot kell kialakítani: az iratok sorozatát és a segédkönyvekét. Az iratok tárgyi rendezése esetén csak azoknak a terjedelmesebb fondöknak illetőleg állagoknak az iratait kell sorozatokra tagolni, amelyekben többlépcsős tárgyi tagolást valósítunk meg. A sorozat címének kifejezésre kell juttatnia alaki sorozatok esetében a megfelelő iratfajtákat, tárgyi sorozatoknál a sorozat tárgyát. A sorozaton belül - vagy ha ilyenek nincsenek, a fondon, illetőleg állagon belül - tételeket alakíthatunk ki. A tétel a legkisebb tárgyú levéltári egység. Az, hogy általános tárgyú, azt jelenti, hogy nem egyetlen, egyedüli ügyirat, hanem az ügynek, bizonyos csoportjának iratait tartalmazza, több hasonló tárgyú ügy iratai fekszenek benne. Tételt lehet kialakítani pl. a céhügyek iratai számára, vagy a csizmadiacéhek ügyeinek iratai számára, vagy a pesti csizmadiacéh ügyeinek iratai számára. Szabó János pesti csizmadiamester panasza N. N. kontár ellen azonban már. egyedi ügy, amely egymagában nem alkothat tételt, hanem a megfelelő általános tárgyú levéltári egységben van a helye. Tételeket a fondképzők a modern irattári rendszerben kezelt iratokból irattári terv alapján alakítanak ki, régebbi fondokban ilyeneket a levéltárban tárgyi átrendezés esetén hozunk létre. A tételek kialakítása, a tételrendszer megkonstruálása a levéltári rendező munka egyik legnehezebb feladata. Ez a feladat lényegében azt jelenti, hogy utólag kell elkészítenünk a fondképző irattári tervét. Ahhoz, hogy ezt megtehessük, alaposan tanul-