Komjáthy Miklós: Levéltári ismeretek kézikönyve (Budapest, 1980)

Negyedik rész - XIII. A levéltári anyag rendszerezése, a rendezés

XIII. A levéltári anyag rendszerezése, a rendezés A levéltári anyagnak korunkban végbement nagyarányú koncentrációja következtében levéltáraink rendszerező, rendező munkája bonyolultabbá, többrétűvé vált. Az ezzel kapcsolatos feladatok három nagy csoportra oszthatók. Az elsőbe tartoznak a fondok rendszerezésével kapcsolatos műveletek, tehát a legnagyobb levéltári egységek kialakításának inkább elméleti rendszerező, mint gyakorlati rendező munkája. Ezeknek a legnagyobb levéltári egységeknek a rendszerét a levéltári anyag tektonikájának is szokták nevezni. A másodikba tartoznak a fondokon belüli, kisebb levéltári egységek kialakításával kapcsolatos munkák, tehát a tulajdonképpeni rendező munka különböző fázisai. A fondokon belüli levéltári egységek rendszerét a levéltári anyag struktúrájának is szokták nevezni. Végül a harmadikba mindazokat a munkákat sorolhatjuk, amelyek a különböző raktári egységek s azok rendjének kialakításával járnak. 1. A fondok rendszerezése (a levéltári anyag tektonikája) A szocialista levéltárügy nagyfokú szervezettsége lehetővé teszi a levéltárak által őrzött fondok egységes szempontú rendszerezését, s maguknak a fondoknak egységes elvek szerinti kialakítását. A legnagyobb levéltári egységek, az egyes levéltári intézmények, viszonylatában ez a rendszerezés egyértelmű azok illetékességi és gyűjtőkörének elhatárolásával. Levéltári szervezetünk államunk szerkezetének megfelelően épült ki, és e szervezeten belül minden egyes levéltári intézménynek megvan a maga illetékességi és gyűjtőköre. Más oldalról nézve a dolgot, ez azt jelenti, hogy minden egyes fondnak elvben megvan a maga levéltára, amely annak őrzésére illetékes. Az a levéltár, amely számára illetékességi vagy gyűjtőköri szempontból idegen fondot vagy egyes iratokat őriz, azt, illetve azokat, fenntartójának engedélyével és a Levéltári Osztály hozzájárulásával a fond őrzésére illetékes vagy az iratok gyűjtésére jogosult levéltárnak adhatja át. , Az egyes levéltári intézmények az őrizetükben levő fondokat a Levéltárak Ügyviteli Szabályzatában előírt séma alapján rendszerezik. A séma mindenekelőtt történelmi korszakok szerinti tagolást ír elő: eszerint külön kell választani a feudális kori, külön a kapitalista kori és külön a szocialista kori fondokat. A szocialista kort megelőzően, külön kell csoportosítani a Magyar Tanácsköztársaság szerveinek a működéséből létrejött fondokat. A további rendszerezés szervtipológiai alapon történik. A fondokat létrehozó természetes személyeket és önálló ügyintézéssel rendelkező hatóságokat, hivatalokat, intézeteket, intézményeket, testületeket, üzemeket, vállalatokat 33 típusba sorolva, a