Komjáthy Miklós: Levéltári ismeretek kézikönyve (Budapest, 1980)

Negyedik rész - XII. Levéltári rendszerek

XII. Levéltári rendszerek A levéltárak mindig több szerv vagy személy működése során létrejött iratanyagot őriznek. Ezt az összetett, s a modern levéltárak esetében mindig nagy mennyiségű iratanyagot valahogy rendszerezniük kell, hogy lehetővé tegyék benne az eligazodást. A levéltári anyag rendezése különböző módokon történhetik. A rendszeralkotás szempontját tekintve azonban két fő rendszertípust különböztethetünk meg: azokat a rendszereket, amelyekben az iratokat elsődlegesen eredetük (provenienciájuk) alapján csoportosították, és azokat, amelyekben az iratokból eredetükre való tekintet nélkül, pusztán formai vagy tartalmi vonatkozásaik (pertinenciájuk) alapján hoztak létre csoportokat. Azonos provenienciájú vagy pertinenciájú iratok összességét fondnak nevezzük. A fondok a levéltári anyag rendszerezésének alapegységei. Azt a fondot, amely valamely természetes személy, vagy önálló ügyvitellel rendelkező szerv működése során keletkezett, szerves fondnak nevezzük. A szerves fond egyes iratait a proveniencia azonossága fűzi egybe. Egy szerv vagy személy a maga élete, működése során egyetlen fondot hoz létre, a szerves fond azoknak az iratoknak az összessége, amelyeket a fondképző személynek vagy szervnek írtak, valamint amelyeket ő írt saját használatára (pl. másokhoz intézett leveleinek fogalmazványai). Azt a fondot, amelynek egyes darabjait nem a proveniencia, hanem a pertinencia azonossága fűzi egybe, szervetlen-fondnak vagy levéltári gyűjteménynek nevezzük. A gyűjtemény létrehozója másodlagos fondképző, aki a gyűjteményben különböző provenienciájú iratokat egyesít. Levéltári gyűjteményeket különböző szempontok alapján lehet létrehozni. Az iratfajta alapján jön létre pl. egy oklevélgyűjtemény vagy egy térképtár. A területi pertinencia alapján lehet pl. egy községre vonatkozó iratok gyűjteményét létrehozni. Az időbeli pertinencia alapján gyűjthetik egybe pl. az 1848/49-re vonatkozó iratokat. A tárgyi pertinencia alapján alakíthatják ki pl. az országgyűlésre vonatkozó iratok gyűjteményét. A fondok kialakításának, a levéltári anyag elsődleges rendszerezésének elvei és módszerei az elmúlt évszázadok alatt bontakoztak ki, hosszan tartó fejlődés során tisztázódtak. A mai levéltári fondok rendszere annak a kornak a gyakorlatát tükrözi, amelyben végső kialakításuk történt. A levéltári gyakorlatban a pertinencia elve hosszú évszázadokig érvényesült, a proveniencia elve viszonylag igen későn vált elfogadottá.