Komjáthy Miklós: Levéltári ismeretek kézikönyve (Budapest, 1980)

Negyedik rész - XI. A levéltárak és az iratképző szervek kapcsolata

A selejtezés megtörténtét - ennél az eljárásnál - az iktatókönyvben nem kell külön jelezni, ha az iktatókönyvbe az irattári tételszámot bejegyezték. A selejtezési jegyzőkönyvet ugyancsak két példányban, a korábbi selejtezési eljárás kapcsán ismertetett követelmények szerint kell elkészíteni. Eltérés csak a kiselejtezett iratok felsorolásának módjában van. Itt az irattári terv teljes egészében kiselejtezett tételeinek jelét, címét, évkorét és mennyiségét, a csak részben kiselejtezetteknél a tétel jelét, címét, évkörét és a tételből kiselejtezett darabok jelét és összmennyiségét kell feltüntetni. Az ügykörjegyzékek alapján végzett selejtezésekkel szemben ez az eljárás sokkal kisebb mértékben igényli a levéltárosok közvetlen részvételét, segítségnyújtását, hiszen az iratok értékelésében jelentkező hibák, következetlenségek kiszűrésére már jóval korábban, az iratkezelés levéltári ellenőrzése során mód nyílik. Olyan alkalmakkor azonban, amikor ún. vegyes, vagyis különböző tárgyú egyes iratokat összegyűjtő tételeket (pl. a tanácsi szakigazgatási szerveknél a 8/1973. (TK 51.) MT TH sz. utasításban közreadott irattári terv 20-as ügykörszám alá sorolt iratokat) selejteznek, vagy pedig olyan szerv selejtez, amelynek iratkezelésében az illetékes levéltár korábban nagyon sok hibát talált, lehetőleg biztosítani kell égy-egy levéltári dolgozó közvetlen részvételét is. d) A selejtezési jegyzőkönyvek levéltári felülvizsgálata A kiselejtezhetőnek ítélt iratokat csak akkor lehet megsemmisíteni, ha az illetékes levéltár a részére két példányban átadott selejtezési jegyzőkönyv egyik példányát jóváhagyva visszaküldi. A selejtezés levéltári ellenőrzése a jegyzőkönyvek alapján és kizárólag a levéltári anyag védelme érdekében történik. Annak elbírálása, hogy a kiselejtezésre szánt iratok között van-e olyan, amelynek további őrzéséhez ügyviteli érdekek fűződnek, nem a levéltár feladata. A selejtezés levéltári ellenőrzésére a jogszabályok kétféle megoldást tesznek lehetővé. Az egyik esetben a beküldött jegyzőkönyv alapján kell megállapítani, hogy az abban tételesen felsorolt irattári anyag kiselejtezése a selejtezés alapjául szolgáló jogszabály (ügykörjegyzék, irattári terv) rendelkezéseivel összhangban, levéltári szempontból megfelelően történt-e vagy sem. A másik megoldás pedig az, amikor a levéltár - a selejtezési jegyzőkönyvet kontrollálva - a selejtezés helyszínén, a kiselejtezésre szánt iratokban végzett szúrópróbaszerű vizsgálat alapján győződik meg arról, hogy levéltári anyag nem került-e selejtezésre. Hogy adott esetben melyiket kell alkalmazni, azt a körülmények mérlegelésével mindig a levéltár dönti el. Az ellenőrzés módjának megválasztásában döntően a következő szempontok játszanak szerepet: - a selejtezést végző szerv működése során általában milyen arányban keletkezik levéltári anyag? (Pl. a levéltári nyilvántartásban nem szereplő (értékhatár alatti)