Komjáthy Miklós: Levéltári ismeretek kézikönyve (Budapest, 1980)

Negyedik rész - XI. A levéltárak és az iratképző szervek kapcsolata

A szervlátogatások először akkor váltak igazgatási jellegűvé, amikor a 45/1958. Korm. sz. rendelet a levéltárak feladatává tette a kiselejtezésre szánt iratok megsemmisítésének engedélyezését. A fejlődés következő állomása az volt, amikor a levéltárak jogot nyertek az illetékességi körükbe tartozó szervek iratselejtezésének ellenőrzésén túl iratkezelési rendjük egészének ellenőrzésére is. Ezt a jogkört az 1969. évi rendeletek mondták ki, a végrehajtás módját pedig a LÜSZ szabályozta. Az iratkezelés levéltári ellenőrzésének lényege, hogy lehetővé teszi a történeti eredetű iratok fokozottabb védelmét, kiválogatásának és rendszerezésének figyelemmel kísérését, így végső soron tudományos célt szolgál, ugyanakkor módszerei döntően igazgatási jellegűek. Ez egyrészt azt jelenti, hogy magának az ellenőrzésnek a lefolytatása szigorúan csak a szabályzatban foglaltak számonkérésére, a tények megállapítására korlátozódhat. Az ügyviteli kérdésekbe történő közvetlen, mélyebb beavatkozás a levéltáraknak nem feladata, a történeti értékű iratok védelmét szolgáló javaslataik, tanácsaik az ügyviteli érdekeket nem sérthetik, nem korlátozhatják. Másrészt viszont az ellenőrzések során szerzett tapasztalatok átfogó, tudományos igényű elemzésével, az iratok keletkezését, az iratkezelési szabályzatok érvényesülését befolyásoló ügyviteli problémák feltárásával, közvetett módon segíthetik a levéltári és ügyviteli érdekek eredményesebb egyeztetését. Az ellenőrzés elsődleges célja az iratkezelési szabályzatok mindazon előírásainak betartása, amelyek a folyamatosan keletkező levéltári anyagot védik. Ebből adódóan egy-egy szerv iratkezelését döntően a következő szempontok alapján kell megítélni: - az iratokra a központi irattárba helyezés előtt rávezetik-e az irattári terv által meghatározott tételszámot; --az iratok nyilvántartását szolgáló segédletek (elsősorban az iktatókönyvek) megfelelő rovatába az irattári tételszámot bejegyzik-e (ennek hiánya az iratok visszakeresését rendkívül megnehezíti); - a központi irattárban, illetve az osztály- és részirattárakban az iratokat a tételszámok szerint rendszerezik-e; - az egyes irattári tételekbe sorolt iratok szúrópróbaszerű ellenőrzése milyen hibákat, hiányosságokat mutat; - az iratok nyilvántartásának rendszere megfelel-e az iratkezelési szabályzat előírásainak ; - a nyilvántartás tartalmazza-e az iratok azonosításához feltétlenül szükséges adatokat; - a nyilvántartást kiegészítő segédletrendszer alapján ellenőrizhető-e az iratok útja az ügyintézésben, illetve a központi irattárban, s ha nem, mi ennek az oka; - milyen a központi irattár fizikai állapota; - minden irat bekerül-e az irattárba, s az onnan kikölcsön/ött iratokról vezetnek-e külön nyilvántartást; - az irattárban lévő iratokról készítenek-e azokat raktári egységenként számba