Komjáthy Miklós: Levéltári ismeretek kézikönyve (Budapest, 1980)

Negyedik rész - XI. A levéltárak és az iratképző szervek kapcsolata

Az első kategóriába azok a szervek kerülhettek, amelyek iratanyaga levéltári szempontból teljes egészében selejtezhetőnek bizonyult (pl. bölcsődék, óvodák, orvosi rendelők, házkezelőségek, kereskedelmi egységek, szolgáltató tevékenységet folytató szervek kirendeltségei). Az utasítás értelmében a levéltáraknak ezeket a szerveket, s a működésük során létrejövő iratanyagot semmilyen formában sem kellett nyilvántartaniuk. A második kategóriába tartozónak minősülhettek azok, amelyeknek alárendeltségi viszonya, a közvetlen irányításukat és felügyeletüket ellátó szervektől való függősége jelentősnek bizonyult ugyan, de nem volt teljes mértékű, így működésük során folyamatosan létrejött néhány olyan irattípus, iratfajta, amely levéltári megőrzést igényelt (pl. általános és középiskolák, kisipari és mezőgazdasági szövetkezetek). Ezeket a szerveket a levéltáraknak szervcsoportonként kellett nyilvántartaniuk. (A nyilvántartás főbb feladatai a következők voltak: az adott szervcsoport történeti értékű irattípusainak, iratfajtáinak pontos megnevezése, a szervcsoportba tartozó szervek neve és címe.) Az utasítás szervcsoportonként egy-két mintairattár felállítását írta elő, azzal a céllal, hogy ezen típusszervek funkcióinak és működésének tanulmányozására is maradjon fenn néhány, viszonylag komplett irattár. A mintairattárak anyagának selejtezését az utasítás a levéltárak feladatkörébe utalta. A harmadik kategóriába sorolt szervek iratait a levéltárak - megfelelő selejtezés után - átvették. Ezekről a szervekről és történeti értékű iratairól - a levéltári szempontból legjellemzőbb adatok feltüntetésével - darabonkénti nyilvántartást kellett készíteni. Az utasítás kimondta végül, hogy egy-egy szerv értékhatár alá sorolása nem lehet örök érvényű. Éppen ezért a levéltáraknak folyamatosan figyelemmel kellett kísérniük az értékhatár alá vont szervek feladataiban, a felügyeleti szervekhez való viszonyában végbemenő változásokat, s ha ezek indokolttá tették, besorolásukat meg kellett változtatniuk. Az értékhatár-vizsgálatot 1960-196l-ben valamennyi területi levéltár elvégezte, s összeállította azon szervek jegyzékét, amelyeknek nyilvántartását és irattáraik rendszeres ellenőrzését szükségesnek tartotta.(Ezek száma 1962-ben 13 740 volt.) Ezt követően a nyilvántartott szerveket csak abban az esetben lehetett alsóbb kategóriákba, vagyis értékhatár alá sorolni, ha arra a LOK vagy annak jogutódja engedélyt adott. A nyilvántartott szervek körének bővítését, a szervjegyzékek kiegészítését azonban a levéltárak külön engedély nélkül, saját hatáskörükben intézhették. így folyamatosan felvették a jegyzékbe az újonnan keletkezett szerveket, továbbá azokat a korábban értékhatár alá sorolt szerveket is, amelyeknek feladatköre, illetve a felügyeleti szervekhez való viszonya lényegesen megváltozott. A jegyzékek ilyen okok miatt történő kiegészítésére egyébként, az államigazgatásban és a gazdasági élet területén végrehajtott átszervezések nagy száma miatt, elég gyakran került sor. Sajnos, többször előfordult az is, hogy a szervek korábban kialakult rangsorát az iratkezelési szabálytalanságokból adódó iratpusztulások miatt kellett megváltoztatni.