Komjáthy Miklós: Levéltári ismeretek kézikönyve (Budapest, 1980)

Negyedik rész - XI. A levéltárak és az iratképző szervek kapcsolata

Az irat értékét befolyásolhatják még a fondképző szerv írásbeli ügyvitelének és iratkezelésének sajátosságai is. így pl. egy-egy irat más iratok tartalmát is összegezheti, magába sűrítheti. (Az „irat-elnyelés" jelensége legszembetűnőbben pl. a negyedéves, féléves és éves jelentések esetében figyelhetők meg.) A szakirodalom az iratok forrásértékét alapvetően meghatározó tartalmi jegyek n ellett esetenként említést tesz bizonyos formai jegyekről is (pl. „esztétikai érték", „régiségi érték"). Ezek azonban nem függetlenek az adott irat tartalmától, hanem igen sokszor éppen annak különlegesen értékes voltára hívják fel a figyelmet. Pl. a korábbi évszázadokban gyakori volt, hogy a nagyon fontos tényeket, adatokat művészi kivitelű iratokon rögzítették. Az irat ún. „esztétikai értéke" tehát egyben a tartalmijelentőségre is utal. Az ún. „régiségi érték" figyelembevételét pedig az indokolja, hogy a régi korokból viszonylag kevés forrásanyag maradt fenn, így ott jóformán minden darabnak dokumentációs értéke van. Az iratok tartalmi értékét elméletileg meghatározó tényezők ismerete a gyakorlati munkában nélkülözhetetlen. Pl. egy-egy szerv funkcióinak figyelembevételével elvileg előre meghatározható az ott keletkező iratok értékrendje, s ez teszi lehetővé a selejtezési ügykörjegyzékek, illetve irattári tervek elkészítését. A szervezeti összefüggések, illetve az egyes szervek közötti kapcsolatrendszerek vizsgálatával pedig előre megállapítható egy-egy fond egészének forrásértéke is. (Ez adja meg pl. az ún. értékhatár-vizsgálatok elméleti alapját.) A forrásérték meghatározásának elméleti alapját az eddig felsorolt törvényszerűségek képezik. Ezek alkalmazásával azonban csak akkor állapítható meg reálisan egy-egy fond, illetve azon belül az egyes iratok történeti értéke, ha az adott fond, valamint a kapcsolódó fondok iratanyaga hiánytalanul megvan, é^ ha az iratok a fondképző működésének, illetőleg tevékenységének egészét hűen tükrözik. A gyakorlatban éppen ezért az iratok forrásértékét meghatározó tényezők között a fond és a kapcsolódó fondok teljessége legalább olyan fontos, mint a fondképző funkciója, a többi fondképzőhöz való viszonya, továbbá azoknak az eseményeknek, helyzeteknek és állapotoknak a történeti jelentősége, amelyekről az irat tartalma tudósít minket. A fond teljességéről szólva egyébként nemcsak arra kell gondolnunk, hogy az adott szerv vagy személy provenienciájába tartozó iratok hiánytalanul fennmaradtak-e, hanem arra is, hogy milyen színvonalú volt a fondképző írásbelisége, vagyis rögzítésre került-e működésének, illetőleg tevékenységének minden lényeges mozzanata, vagy pedig ügyeit zömmel csak szóban intézte. A gyakorlati tényezők rávilágítanak arra, miért fontos, hogy a levéltárak rendszeresen figyelemmel kísérjék, segítsék, s ha kell, kezdeményezzék a szervek írásbeli ügyvitelének és iratkezelési munkájának fejlesztését, javítását. A forrásérték megítélésében szerepet játszó elméleti szempontok ismeretében pedig érthetővé válik, hogy a történeti értékű iratok kiválogatását és védelmét az az iratkezelési gyakorlat szolgálja a legjobban, amely az iratokat tartalmi, ügykör, feladatkör, s azon belül tárgyi csoportok szerint rendszerezi.