Komjáthy Miklós: Levéltári ismeretek kézikönyve (Budapest, 1980)

Harmadik rész - VIII. Iratkezelési és irattári rendszerek

si szabályzata jelent meg, 1902-ben. A szabályzat lényeges újítása, hogy a belügyminisztérium osztályait szakok szerint csoportosítva, főosztályokba osztja be, és minden főosztály mellett osztályiroda létrehozását írja elő. így a fejlődés, amely egykor - a feudális-kori kormányszékek tanácstestületeit felbontva - létrehozta a minisztériumok önálló osztályait, elérkezett ahhoz a stádiumához, amikor a segédhivatalok vonalán is bizonyos decentralizáció következett be. A belügyminisztérium központi irattárának azután már az volt a fő feladata, hogy az osztályirodáktól a tíz évnél régibb iratokat átvegye, és selejtezést hajtson végre. A belügyminisztérium volt az első magyarországi kormányhatóság, amely a decentralizált iratkezelést bevezette. Az 1901: XX. tc. felhatalmazta a belügyminisztert, hogy rendeleti úton, egységesen szabályozza a vármegyei központi és járási, a községi (kör) jegyzői, a közigazgatási bizottsági és a gyámügyi ügyvitelt. A törvény értelmében kibocsátott és 1903. január 1-vel életbe léptetett ügyviteli szabályzatok legfontosabbika a vármegyei ügyviteli szabályzat. Ez a vármegyék számára kétféle irattározási rendszer közötti választás szabadságát engedi meg: a) Alapszámos rendszer. „Az iratok irattári kezelése az alapszámos rendszer szerint történik. Ennek lényege az, hogy ugyanarra az ügyre vonatkozó minden ügyiratot az egész éven át ahhoz a számhoz kell kapcsolni, és az alatt a szám (alapszám) alatt kell az irattárban elhelyezni, amely szám az iktatókönyvben mint az illető ügyben az év folyamán érkezett legelső beadvány iktatószáma szerepel." (202. §) „. . .azoknál az ügyeknél, amelyeknek tárgyalási iratai több évre nyúlnak át, évről évre új alapszámot kell adni." (208. §) b) Osztály- vagy kútfőrendszer. „A közgyűlésnek jogában áll az irattári kezelésnek fejlettebb rendszerét (osztályrendszer, kútfők) is életbe léptetni, illetőleg fenntartani. Ebben az esetben az iratok az irattárban az alapszámos rendszeren túlmenőleg - vagyis csupán az egyes ügyek iratainak összekapcsolásán felül - megfelelő szakosztályokban (kútfőkben) tartalmuk szerint is csoportosíttatnak. Ily tárgyú közgyűlési határozat érvényességéhez a belügyminiszter jóváhagyása szükséges." (203. §) A szabályzat kétféle irattári segédlet vezetését írja elő kötelező érvénnyel: az irattári sorkönyvét és az ún. irattári irományjegyzékét. Az irattári sorkönyv a szabályzat megfogalmazása szerint arra való, hogy segítségével bármely iktatószámra nézve megállapítható legyen, hogy az illető ügynek milyen alapszám felel meg, s szerint az ügy iratai az irattárban melyik számnál találhatók meg. Az irattári irományjegyzék vagy iratjegyzék az ügy iratait egybefogó borítóív, első lapján az alapszámmal és az ügyiratba tartozó iratok iktatószámainak, jegyzékével. Bár a szabályzat nem írta elő, az iratjegyzék első lapján sok esetben az ügyirat tárgyát (címét) is feltüntették. A vármegyei ügyviteli szabályzat az iratkezelés terén új elemeket nem tartalmazott. Kútfő, alapszám, sorkönyv, iratjegyzék mind ismeretes volt már az abszolutizmus kori iratkezelésben. A szabályzat érdeme az, hogy megyei szinten az iratkezelést egységesen szabályozta, kötelezően előírva azt a minimumot, ami a kor igényeihez mérten elengedhetetlennek látszott.