Komjáthy Miklós: Levéltári ismeretek kézikönyve (Budapest, 1980)

Harmadik rész - VII. Irattani fogalmak

A fölérendeltséget kifejező iratoknak parancsoló jellegük van. Ilyenek elsősorban a királytól saját udvari hatóságaihoz intézett „legfelsőbb kéziratok", a felség-előterjesztésekre írt „legfelsőbb elhatározások", a király által szentesített törvények. A királyi hatóságok (magyar királyi udvari kancellária, magyar királyi kamara, magyar királyi helytartótanács, magyar királyi kúria) alsóbb szervekhez intézett rendeleteiket a király nevében adták ki. A felsőbb szervtől alsóbb szervhez intézett iratnak leirat a neve. A mellérendeltséget kifejező iratok udvarias levélformában íródtak. Az egyenrangú szervtől érkező iratnak átirat a neve. Ma az egymással alárendeltségi viszonyban nem lévő szervek egymáshoz intézett iratait megkereséseknek nevezzük. Az alárendeltséget kifejező iratok kérvény- vagy jelentésformában íródtak. Magánszemélyek szervekhez intézett kérelmező iratainak kérvény, alsóbb szervek felettes szerveikhez intézett iratainak felterjesztés a neve. A feudalizmus és a kapitalizmus korában a kérvényező személy és a felterjesztést benyújtó" szerv vezetője aláírás előtt alázatosságot kifejező formulákat használt. A feudalizmus korában az alázatosságot fejezte ki a szöveg utolsó sora és az aláírás között húzott ún. devotio-vonal is. Az aláírásnak ugyanis kérvények és felterjesztések esetében a lap aljára kellett kerülnie akkor is, ha a szöveg csak néhány soros volt. A szöveg utolsó sora és a lap alján szerénykedő aláírás között függőleges vonal fejezte ki a címzett és az aláíró közötti társadalmi távolságot. Az iratok eddig felsorolt három kategóriájába két szerv vagy egy személy és egy szerv egymás közötti érintkezése során létrejött iratok tartoznak. Ezeket az iratfajtákat együttvéve hivatalos levelezésnek nevezhetjük. Van azonban az iratoknak egy nagy osztálya, amely sem formáját, sem célját tekintve nem vonható e fogalom körébe, mert nincs címzettje és küldője, s célja lényegében a szerv saját feladatainak megoldását elősegíteni. Ezeket az iratokat belső ügyviteli iratoknak nevezzük. Ide tartoznak mindenekelőtt az ügyviteli könyvek, elsősorban a jegyzőkönyvek különböző típusai, továbbá a különféle (személyi, pénzügyi, anyag- stb.) nyilvántartások, összeírások, számadások, munkatervek, beszámolók, és más, a szerv belső munkáját elősegíteni hivatott feljegyzések. Az ügyviteli könyvek csak formájukban különböznek az egyéb belső ügyviteli iratoktól: könyvformában készültek és különböző ügyekre vagy iratokra vonatkozó folyamatos feljegyzésekből állnak, voltaképpen feljegyzések, iratok egész sorozatát tartalmazzák. Jegyzőkönyvnek nevezzük az olyan feljegyzést is, amely egyetlen ügyben, egyetlen alkalommal készült (tárgyalási, tanúkihallgatási jegyzőkönyv). Az ügyviteli könyvek közé tartozó jegyzőkönyvek azonban ilyen feljegyzések rendszeres, folyamatos egymásutánjából keletkeztek. Az ülésjegyzőkönyv (protocollum sessionale) általában valamely rendszeresen ülésező testület ülésein tárgyalt ügyekre vonatkozó feljegyzéseket, esetleg az ott elhangzott felszólalások tartalmát, mindenesetre az ott hozott határozatokat tartalmazza (minisztertanácsi, országgyűlési jegyzőkönyvek). Az iktatókönyv (protocollum exhibitorum) valamely iratképző szerv (vagy személy) jegyzőkönyve, nyilvántartása az általa intézett fontosabb