Lakos János: A köziratok levéltári értékelésének kérdései (Budapest, 2002)

I. rész A levéltári értékelés problémája az elmúlt 20-30 év kül- és belföldi szakirodalmában

Az időszak tartama szerinti mintavétel. Az időtartam, mint tartalmi dimenzió és egyúttal mint formai striiktúraelem minden más előtt jön számításba egy mintavétel meghatározásánál. Nagyon hosszú időszakot felölelő sorozat esetében intervallumképzéssel vagy formai ismertetőjegyek pótlólagos beiktatásával történhet. Tisztán formai jegyek szerinti mintavételek. Ezek közül a szerzők az ún. "névABC" alapján történő mintavétellel foglalkoznak részletesen. Megállapítják, hogy bár ez a módszer gyakran az egyetlen járható út egy elfogadható méretű minta megjelölésére, ám messzemenő várakozásokat nem szabad összekötni vele. Gyakorlatilag csak akkor tartják elfogadhatónak a betűk szerinti kiválasztást, ha az egy elsődleges kritérium alkalmazása utáni mintavétel kezelhető nagyságrendre való továbbcsökkentésére irányul. A szerzők munkálatuk végén összegzésként nem éppen optimista kijelentéseket tesznek. Természetesnek vélhetjük, hogy a nagy, azonos formájú, tömeges iratsorozatok értékelését sem tartják kiszakíthatónak az összlevéltári anyag értékelésének komplexumából. Egyetértenek a munkamegosztásos archiválással (pl. a betegakták komplett átvétele Németország két-három kórházából, a többi levéltár viszont lemond az ilyen iratokról), de ezt csak akkor tudják elképzelni, ha a költségek viselésében egyetértés alakul ki. Sőt, hozzáteszik, hogy az említett kérdések mögött bujkáló egyetértési kényszer és a szervezési költségek visszariasztónak tűnnek az első pillanatra. Újabb témára térve. Végezetül említést kell tennünk arról, hogy természetesen a német szakirodalomban is napirenden van az elektronikus iratok terjedésével előállt helyzet elemzése és értékelése. Benyomásaink szerint a német kollégák ezen a téren elég mértéktartóak. Érdemes ebből a szempontból Roland Müller írására

65 hivatkozni, aki egyetértőleg ismerteti a "Kommunális Levéltárosok Szövetségi Konferenciájá"-nak (BKK) a Der Archivar 1996/1. számában megjelent követelmény-katalógusát az elektronikus iratkezeléssel szemben. Ebben többek között a következők szerepelnek: - az igazgatási cselekménynek általános társadalmi, jogi és történelmi okokból — az elektronikus iratkezelés bevezetése esetén is — tartósan követhetőnek és érthetőnek kell maradnia, - az iratdarabok belső kapcsolódását és kronológiai rendjét garantálni kell, - az egyes dokumentumok és eljárások változását dokumentálni kell,