Lakos János: A köziratok levéltári értékelésének kérdései (Budapest, 2002)

I. rész A levéltári értékelés problémája az elmúlt 20-30 év kül- és belföldi szakirodalmában

hagyományos iratokat és váltják fel a korábbi információs csatornákat, ami szintén alapvető levéltári fogalmak és elméletek újrafogalmazására és átgondolására kényszeríti a levéltáros szakmát. Az elektronikus iratok terén felmerülő levéltár-elméleti problémákat elemző tanulmányok és vitairatok

9 a legfontosabb megválaszolandó kérdéseket a következőkben látják: - Az irat hagyományos fogalma értelmezhetetlen az elektronikus korszakban, hiszen az elektronikus iratok esetében az információ elválik az adathordozótól, az adatok csak különböző segédeszközök (megfelelő szoftverek és hardverek) alkalmazásával rendezhetők össze, az elektronikus adatok a technikai megoldások lényegéből adódóan szétszórtan és más adatokkal "összekeverve" tárolódnak. Ebben a helyzetben az irat hagyományos fogalmai alkalmazhatatlanok, mert az adathalmazok fizikailag nem is vizsgálhatók, nem is mindig állapítható meg róluk, hogy iratnak tekinthetők-e egyáltalán. Az irat fogalmának újraértelmezése körüli viták természetesen nem zárultak le, bár a figyelem egyre inkább áttevődik a definíciós problémákról az adott "elektronikus iratanyag" (akár hagyományos értelemben vett iratnak, akár információhalmaznak tekintjük) fontosságának, maradandó értékű részének meghatározására. - A klasszikus levéltári elv, a proveniencia fogalma is nehezen alkalmazható az elektronikus iratok esetében, hiszen az információ keletkezési helye egy számítógépes hálózatban szinte megállapíthatatlan, a folyamatos tárolás nem a keletkezés helyén történik, az elektronikus irat pedig információs egységekre, bitekre bontva, tömörítve, más információ-töredékekkel keveredve, gyakran egymástól fizikailag is távol eső tárolóeszközökön várja a megsemmisítést vagy későbbi felhasználást. Ráadásul az információk keletkezése és későbbi őrizete nem köthető intézményi struktúrákhoz, mivel intézményközi, vagy akár nemzetközi együttműködések keretében jöhetnek, jönnek létre elektronikus iratok, adatbázisok, melyek a hagyományos levéltári gyakorlat alapján kezeihetetlenek. - Szintén radikális szemléletváltozást követel az elektronikus iratok állandó megújulása, folyamatos felülírása, aktualizálódása, ami leggyakrabban lehetetlenné teszi a korábbi állapotok restaurálását, ezáltal a történetiségének követését. - Úgyszintén új levéltári megközelítést igényel az elektronikus iratok rendkívül rövid élettartamának a problémája, amely miatt gyakran maradandó értékű információk