Bakény István: Iratkezelés és irattározás (Budapest, 1959)

III. Az iratselejtezés

esetleg lényegesen rosszabb körülmények között elhelyezni. Részben éppen a tiz év előtt kiselejtezhető iratok nak a könnyen eltávolithatása érdekében kisérletet lehet tenni egyei3 irattárakban ezek külön tárolására* öéiszerü például a sok példányban előforduló körrendeleteket, a heti, havi, vagy negyeuévi s összesítőkben is jelentkező jelentéseket, stb, külön tételekben elhelyezni* Ily módon a kiválogatás nem jelent különösebb gondotcsak a polcról kell leemelni az őrzési idő lejártakor az iratokat tartalmazó csomókat s maris jelentős férőhellyel gyarapszik az irattár, "Ugyanebben a témakörben még felmerülhet, hogy mi történjék az egyes elő&dók, illetve osztályok által időnként az irattárba adott ilctatasnélküli irat csomó kkal „ Előszöris minden esetben fel kell kérni az illető előadót; vagy osztályt, hogy pontosan irja rá a csomóra a tartalmat, az évkort, esetleg jelölje meg, hogy melyik /milyen számú/ akta elintézéséhez állították össze az iratgyűjteményt, és feltétlenül írjak rá azt is

? ki adta át az iratot, végül hogy mikor selejtezhető, Nagyobb mennyiség esetén átadási jegyzéket kell kérni. Ezeket az iratokat selejtezhetőség szempontjából magának az átadónak kell a feltüntetett £rzési idő lejártakor átvizsgálni. Egyéb tekintetben pedig ugyanúgy kell eljárni /levéltári megbízottat kihívni stb/ mint a rendes selejtezéseknél. Végül felvetődhet az a kérdés is, látván az irattárakban lévő nagy iratmennyiséget, hogy a leirt módon mennyi ideig tarthat a selejtezés. Sok szervnél félnek attól, hogy sok időt vesz igénybe ez a_munka, és zavarja esetleg a folyó feladatok ellátását, viszolyognak ex selejtezés elkezdésétől. Erre a kérdésre röviden csak *azt válaszolhatjuk, hogy nem hosszú ideig tartó munka tehát némi gyakorlat utan a hivatal ügymenetét ismerő dolgozó egy 200-300 ügyiratból álló iratcsomót kb. két óra alatt könnyedén átnézhet. Ez azt jelenti, hogy egy