Bakény István: Iratkezelés és irattározás (Budapest, 1959)

I. Az iratok kezelése

nyilvántartásának az alapja. Az irat az iktatáskor kapja meg azt a számot, amelynek alapján nyilvántartása, további kezelése és megőrzése történik* Ennek a óéinak elérése érdekében szükséges egy-egy iratnak a naptári éven belül nem ismétlődő számjellel való ellátása. Az ügyiratok nyilvántartása akár sorszámos, akár alszámos rendszerben történik, a nyilvántartásra^az alább felsorolt általános szempontok az irányadók. L szervhez bármilyen uton érkezett iratokat amennyiben azokat nyilvántartásba kell venni - még az érkezés napján, de legkésőbb a beérkezést követő munkanapon a beérkezés sorrendjében vesszük nyilvántart ás oa. Soronkivül kell nyilvántartásba venni a határidős iratokat, s amennyiben annak szüksége fennáll a táviratokat, # az express érkezett és a hivatalból keletkezett intézkedést tartalmazó iratokat. Az iratokat azzal a megbízással átvenni nem szabad, hogy az csak valamely cselekmény bekövetkeztével, vagy az átvétel napjától eltérő keltezéssel kerüljön nyilvántartásba Meghivókat, üzleti körleveleket csak a szerv /szervezeti egység/ vezetőjének utasitására szabad nyilvántartásba venni. Tértivevényeket, szaklapokat, folyóiratokat, falragaszokat és röplapokat általában nem szabad nyilvántartásba venni• A nyilvántartásba vétel a nyilvántartási bélyegzőnek az iratra való alkalmazásával a nyilvántartás sorszámának a bélyegző megfelelő helyére való bejegyzésével és az irat adatainak /tárgyának/ a nyilvántartókönyvbe való bejegyzésével történik. A nyilvántartási bélyegző lenyomatának tartalmaznia kell a szerv nevét és székhelyét, a'szervezeti egység jelzését, az irat érkezésének évét, hónapját és napját, á nyilvántartás sorszámát /iktatószám/, esetleg alszámát és a i mellékletek mennyiségét, illetőleg a felsoroltak feltűnte-