Bakény István: Iratkezelés és irattározás (Budapest, 1959)

III. Az iratselejtezés

51 ~ jelentősek- Minden ügyiratot darabonként kell megvizsgálnunk s tartalma alapján kell eldöntenünk, hogy melyik csoportba helyezzük. Ez látszatra nagy munkát jelent, valójában azonban némi gyakorlat után gyorsan végezhető. A hivatal ügyintéző sét jól ismerő dolgozó mór néhány órás munka után világosan látja és sokszor már az ügy elintézéséhez használt nyomtatványról is megismeri azokat az ügyeket, amelyek sablonosán intéződtek, nagy számban fordulnak elő és értéktelenk, vagy azt, hogy az iratban milyen kérdőpontot, rovatot kell megnézni hogy első pillantásra mégállapithassuk: értékes-e az irat, va$ sem? Persze még ilyen gyakorlat után is nagy óvatossággal kell eljárni, s kivülről bármilyen sablonosnak tüfli.k is az irat, azért mindig szét kell nyitni, s legalább egy pillantással meg kell nézni, nem tartalmaz-e valami egyéb, értékesebb /pld. helytörténeti vonatkozású/ adatot. Az iratok jelentős része esetében azonban nem lene rápillantásra s egyszerű belelapozással eldönteni, hogy melyik csoportba tartozik az irat, s hosszabb mérlegelés válik szükségessé. Az uj selejtezési rendelet értelmében minden főhatóság' tulajdonképpen két ügykörjegyzéket állitott össze. Az egyik, az I* sz* jegyzék tartalmazza mindazokat az ügyeket, amelyeknek az iratai nem selejtezhet ők, illetve 10 évig, va,gy annál hosszabb ideig megőrzendők* A másik II <• sz. jegyzék pedig a 10 évnél rövidebb ideig megőrzendő iratokat foglalja magában. A vzékek azonban csak a nem selejtezhető iratokra nézve tartalmaznak világos

9 félre nem érthető utasítást. Az összes többi tehát különböző határidőkig megőrzendőknek jelzett iratok esetében azonban csak általános szempont? ';:t • van feltüntetve az 1-2-3-5-10-20-30 stb. éves határidő'. Ezek esetében , tulajdonképpen tág tere nyilik az egyedi mérlegelésnek s előfordulhat

? hogy a megjelölt határidő ellenére tovább meg kell őrizni, sőt nem selejtezhetővé kell nyilvánítani egyes darabokat*. Ilyen eset adódhat például akkor, ha az őrzési határidő lejirtakor az ügy még nem zárultle, vagy bár egyébként jelentéktelen ügy valamely történelmi