Bakény István: Iratkezelés és irattározás (Budapest, 1959)

I. Az iratok kezelése

os%ortositása. Az iratoknak egyik vagy másik egységbe történő besorolását kizárólag azok tárgya határozza meg. Sgy-egy osztályba tehát o^ak azok az iratok kerül hitnek, melyek tárgya, tartalma azonos vagy rokon természetű* Az osztályozás során igen hasznosan értékesíthetők közigazgatási számrendszer, a csoportszámcs rendszer, valamint a kutfő-tétel és egyéb tárgyi csoportosításon ala puló rendszerek alkalmazása során szerzett tapasztalatok. Az irattár összes iratait a szerv funkcióinak, ügykörének, feladatkörének, más szóval az iratok tárgykörének megfelelően előbb nagyobb, majd egyre kisebbés kisebb egységekre kell bontani, illetőleg osztályozni. Ennek megfelelően az osztályozás során előbb az irattár legnagyobb, a legtöbb iratot tartalmazó osztályait kell kialakitani, csak azután lehet hozzákezdeni a kisebb egységek /alosztályok/ kialakításához. Nagyobb mennyiséget tartalmazó egységeket un. sablonos és tömegesen előforduló i atok esetén is célszerű kialakitani olyan kivételes esetekben, amikor azok anyaga értéktelen, rövid időn belül kiselejtezhető iratokat tartalmaz. Az osztályozás részletességét általában az osztályozandó iratanyag mennyisége határozza meg. Az osztá-lyozás során arra kell törekedni, hogy az irategysegek hiven tükrözzék a szerv feladatait és működését. Az egyes csoportosítások /osztályok, alosztályok, stb/ tárgyát tehát szabatosan kell meghatározni és pontosan körül kell határolni. Az elkerülhetetlen fedéseket fel kell jegyezni és megfelelő helyen utalni kell rájuk. Az egy osztályba sorolt iratokat lehetőleg tartósan fizikailag is össze kell fogni /csomóbakotés, esszefűzés, stb./ Az osztályozás elvég_ése után ki kell alakítani a