Koroknai Ákos: Iratértékelési szempontok a gazdasági levéltárügyben a rendszerváltozás utáni évtizedben (elvi és módszertani felvetések) (Budapest, 2002)

IV. A gazdasági szervek ügykörein belüli írattípusok és iratfajták értékelése

szavazatok számát, valamint a szavazástól tartózkodók számát általánosan jegyzőkönyv rögzíti. A gazdasági társaságok működési formáinak megfelelően így keletkez nek az igazgatótanácsi jegyzőkönyvek, a taggyűlési jegyzőkönyvek és a közgyűlési jegyzőkönyvek

. A gazdasági társasági törvény, illetve a szövetkezeti törvény a kisebb jelentőségű ügyekben megengedi az igazgatótanácson, a taggyűlésen és a szövetkezeti közgyűlésen kívüli „írásbeli" határozathozatal intézményét is. Ekkor az információt magában foglaló irattípusok az igazgatótanácsi, a taggyűlési és a közgyűlési határozatok

. A Gt. a korlátolt felelősségű társaságoktól folyamatos nyilvántartás vezetését követeli meg a taggyűlés által hozott határozatokról, ez határozatok könyve néven ismert. Amíg azonban a taggyűlési jegyzőkönyv nem csak a határozatokat rögzíti, hanem számos más, a taggyűlésen történt eseményt, pl. a határozat kialakításával kapcsolatos körülményeket, a szavazás lefolyásának adatait stb., addig a határozatok könyve - a taggyűlési jegyzőkönyv alapján - csak a határozatokat tartalmazza. A határozatok könyve így csak akkor hordoz többletinformációt, ha abba az ülésen kívüli írásbeli határozat hozatal intézménye keretében hozott határozatokat is belevezetik

. Amennyiben ez nem történik meg, ennek az irattípusnak átvételéhez nem kell ragaszkodnunk. Részvénytársaságnál az ülésen kívüli „írásbeli" határozathozatal semmilyen körülmények között nem megengedett, így a közgyűlési jegyzőkönyv valamennyi, a részvénytársasági közgyűlés által meghozott határozatot tartalmazza. A részvénytársasági közgyűlési jegyzőkönyv elválaszthatatlan részét képezi a jelenléti ív, amelyen fel kell tüntetni a megjelent részvényes, illetve képviselője nevét (cégét) és lakóhelyét (székhelyét), részvényei számát és az őt megillető szavazatok számát. A közgyűlés határozatképességére vonatkozó adatok ugyanis csak a jelenléti ívvel együtt vizsgálhatóak. Miután a részvénytársasági közgyűlési jegyzőkönyv egy hiteles példányát a jelenléti ívvel együtt a cégbíróságnak is be kell nyújtani, így a közgyűlési jegy zökönyvek irattípusa a cégbíróságon őrzött cégiratokban tükröződik

. A közgyűlés működése során keletkeznek a közgyűlési iratok, amelyek számtalan irattípust foglalnak magukban (meghívókat, napirendeket, indítványokat, felszólalásokat, részvényesi igazolólapokat stb.). Részletes értékelemzésük meghaladja e munkának kereteit. A szövetkezetnél a közgyűlés mellett más részleges (területi), illetve szűkített hatáskörű döntéshozó testületi szervek is működhetnek, mint a részközgyűlések, illetve a küldöttgyűlés. E két testületi szerv működésére és eljárására a közgyűlésre vonatkozó