Muller, Samuel - Feith, Johann Adrian - Fruin, Robert: A levéltári rendszerezés és iratleírás kézikönyve (Budapest, 2019)
S. MULLER, J. A. FEITH, R. FRUIN: A levéltári rendszerezés és iratleírás kézikönyve - IV. fejezet. A leltár összeállítása [Lásd a II. fejezetben írottakat is!]
leltárban, amelyben az iratokat magába foglaló fond leírása szerepel. Ez utóbbi változat érthetőbbnek tűnt, mert az első megfogalmazás, jóllehet helyes, félreértésre adhat alkalmat amiatt, hogy bár szigorúan véve egyszer már eltávolítottuk az iratokat a fondból, most mégis a leltár függelékeként ugyanabban a kötetben írjuk le őket. A paragrafushoz fűzött záró mondat még jobban megvilágítja a szabály értelmét azáltal, hogy kimondja: az iratok többé már nem a fondhoz tartoznak, hanem a fondon belül létrehozott könyvtárhoz. El kell távolítani a fondból mindazokat az iratokat, amelyek az előző paragrafushoz fűzött magyarázat szerint nem minősülnek levéltári iratnak. Elméleti szempontból ez így helyes, ugyanis ezek az iratok nem felelnek meg a fond általunk megfogalmazott definíciójának. De a gyakorlat is alátámasztja ezt, mivel a levéltáros, aki az általunk ajánlott módszernek megfelelően különböző hivatali ágazatok szerint rendezte a fondot, azokat az iratokat, amelyek egyik általa kialakított tételbe sem illeszthetők be, természetesen félre fogja tenni. Nem tud mit kezdeni velük, mert megbontják a fond rendjét. Elengedhetetlen tehát, hogy valóban eltávolítsa őket a fondból. Különböző módszereket alkalmazhatunk annak érdekében, hogy eleget tegyünk ennek a követelménynek. 1.Ha az iratok egy részben vagy egészben fennmaradt másik fondhoz tar toznak, mindenképpen át kell helyezni őket abba a fondba. A körülményektől függ, hogy mi lesz erre a leginkább alkalmas módszer. Ha nem maradt fenn az a bizonyos másik fond, akkor az iratokat az eredeti fondtól elkülönítve kell leírni. 2.A magánjelleg ű kéziratokat és a könyveket közkönyvtárban kell elhelyezni. Ha ilyen nincs a városban, és úgy ítéljük meg, hogy a dokumentumokat nem kívánatos kivinni a városból, vagy várható, hogy a szóbanforgó műveket gyakran fogják használni a fond kezelői vagy kutatói, akkor kialakíthatunk belőlük egy könyvtárat a fond mellett, amelynek leírását, ha kis fondról van szó, esetleg a leltár függelékeként is közzétehetjük. 3.Azokat az egyes tisztvisel őkhöz kötődő családi vagy egyéb magánjellegű iratokat, amelyek gyakran nagyon is kívánatos módon világítják meg a fond tartalmát, és ezért különleges kapcsolatban állnak a fonddal, semmi esetre sem kell eltávolítani a levéltári raktárból. A fondtól azonban el kell különíteni, és a leltár egy külön fejezetében kell leírni őket. Ha valamilyen különös oknál fogva az látszik célszerűnek, hogy az ilyen iratokat kivéte lesen mégis felvegyük a leltárba – például, ha egy bizonyos testület hatá rozataihoz készült mutatóról van szó –, arról akkor is gondoskodni kell, hogy az irat magánjellegű mivolta világosan kiderüljön a leíráshoz fűzött jegyzetből. 186
