Muller, Samuel - Feith, Johann Adrian - Fruin, Robert: A levéltári rendszerezés és iratleírás kézikönyve (Budapest, 2019)
S. MULLER, J. A. FEITH, R. FRUIN: A levéltári rendszerezés és iratleírás kézikönyve - I. fejezet. A levéltárak kialakulása és osztályozása
Az említett, 1892. július 9-i gyűlésen elfogadott végkövetkeztetés szövegében az igazgatásban történt legutóbbi jelentős változás kifejezést ezek a szavak követték: amely akár valamely törvény hatására akár attól függetlenül következett be. Úgy t űnt, hogy nem szükséges ezt felvenni a szövegbe, mert a kijelentés nem egy meghatározott szabályt, hanem inkább egy kiegészítést vagy magyarázatot tartalmaz. Határozott ellenvetésünk van a paragrafus utolsó mondatával szemben is. Az említett közgyűlés határozata iránti tiszteletből felvettük a szövegbe a 25 évet mint lehetséges leghosszabb időtartamot, ameddig az iratok a futó ügyintézéssel foglalkozó hivatalnál maradhatnak abban az esetben, ha semmi fontosabb változás nem következett az adott ágazat igazgatásában. Ez az időtartam valójában teljesen önkényes, és nem is illeszkedik az igazgatás valamennyi ágazatának fondjához. Így például kétségkívül kívánatos, hogy az fondjai 25 évnél jóval hosszabb ideig maradjanak az anyakönyvi hivatalok irodáiban, és kétségtelen, hogy még az akár 30 vagy 40 évvel korábban keletkezett anyakönyvek levéltárba helyezése is nagyon célszerűtlen lenne. Ezzel szemben vannak más iratok, például helyi adónévsorok, a községtanács felügyelete alá tartozó gyógyintézetek és menhelyek számadásai, amelyek jóval a 25 éves határidő letelte előtt levéltárba kerülhetnének. Nem lehet egy általános szabályként rögzített határidőt megadni, hanem valamennyi igazgatási ág iratanyagát önmagában kell értékelni. A 25 éves határidőt tehát csak egy átlagos értéknek tekintsük, amely arra szolgál, hogy kijelentsük: kívánatos, hogy egy bizonyos, nem túl hosszú idő múlva tehermentesítsék az ügyintézéssel foglalkozó hivatalokat a levéltárak javára, amelyekben azokat a múltban keletkezett iratokat őrzik, amelyek többé már nem szükségesek a futó ügyintézéshez. A szakasz az irattári és a levéltári funkciók elválasztásának kérdésével, illetve az eredetileg kettős szerepet betöltő levéltár (= irattár) végül szervezeti elkülönülést eredményező funkcióváltozásával foglalkozik. Hollandiában és másutt is sok esetben nem válik el ekkor még élesen e két funkció. A hazai levéltári/irattári gyakorlatban a nagyobb iratképző szervek már a 18. század folyamán is több esetben megkülönböztették a régi (registratura antiqua) és az új (acta curentia) levéltári állományokat. A modernkori törvényhatóságok esetében csupán a Székesfőváros Levéltára 1901-ben történt megalakulásával ölt testet az irattári és a levéltári funkció szervezeti elkülönülése. A levéltárosok irattárosi szerepbe kényszerülése, az eltérő funkciók szétválásának elmaradása az egész törvényhatósági korszakban megfigyelhető volt. Az irattári sorozatok levéltárnak való átadásáról a századfordulón a Vármegyei Ügyviteli Szabályzat (125.000/1902. B. M. sz. rendelet) oly módon intézkedett, hogy az időhatár megállapítását a törvényhatóság határozatára bízta. Vö.: Schneider, 1930. 112–121. p.; Ember, 1938. 139. p.; Főglein, 1923. 157-158. p.; Holub József az 1924-es brüsszeli nemzetközi levéltári konresszusról szóló tájékoztatásában is a két intézménynek pusztán az igazgatási praktikum szempontjából való különbségét említi. Holub, 1924. 122. p. 95
