Muller, Samuel - Feith, Johann Adrian - Fruin, Robert: A levéltári rendszerezés és iratleírás kézikönyve (Budapest, 2019)
S. MULLER, J. A. FEITH, R. FRUIN: A levéltári rendszerezés és iratleírás kézikönyve - I. fejezet. A levéltárak kialakulása és osztályozása
ugyanabból az dokumentumból két vagy több eredeti példány is van, a fent említettek, vagy más hasonló utalások segítségével gyakran meg lehet határozni, hogy mely fondban kell elhelyezni az adott iratokat. A pertinenciális elv alapján egymástól elkülönített, illetve eredeti helyükről ilyen okból, avagy valamely ügykezelési igény folytán kiemelt iratok visszahelyezésének szükségessége a hazai követelményeknek is fontos része volt. Vö. pl.: Gárdonyi Albertnek a francia nemzeti levéltár fondrendszerével kapcsolatos egykorú kritikus észrevételeit: Gárdonyi, 1937. 268. p.; A fondegység elvi igényére vonatozan: Herzog, 1929. 169., 187-188. p.; Szabó, 1931. 164. p.; Bittner, 1933. 206-207. p.; Kossányi, 1936. 355–356. p. 9. §Ha sem a régi leltárakból, sem küls ő ismertetőjelekből, sem semmiféle egyéb utalásból nem derül ki, hogy egy okmány* vagy másfajta levéltári irat mely fondhoz tartozik, az irat tartalmát kell mérvadónak tekinteni. Ha az irat a tartalma alapján egynél több fondhoz is tartozhatott, akkor kerüljön a szóbajöhető fondok valamelyikébe, a többi fondban pedig helyezzünk el utalólapot A szerződések például tartalmuk szerint a szerződő felek – kettő vagy több fél – vagy jogutódaik bármelyikének fondjához tartozhatnak. Gyakran maguk a szerződések is jelzik, hogy az iratból kettő, három, vagy több azonos példány készült, és átadták azokat a szerződésben megnevezett feleknek vagy más, név szerint említett személyeknek vagy testületeknek. A szerződésekkel kapcsolatban mondottak természetesen mutatis mutandis azokra az egyéb levéltári iratokra – például számlákra, stb. – is érvényesek, amelyek tartalmukból ítélve több példányban készültek. A levéltárosnak meg kell tehát vizsgálnia, hogy milyen fondok tartoznak a levéltárhoz, ezután pedig vagy a szerződésben megnevezett hivatalnak vagy hivatalnoknak vagy azok jogutódjának az adott levéltárhoz tartozó fondjában kell elhelyeznie az eredeti iratot vagy iratokat. Semmi esetre sem helyezhet el két eredeti dokumentumot egyazon fondban, hacsak nincs erre nagyon határozott és meggyőző indoka. Tekintve, hogy egy 86 *A holland szövegben szerepl ő, itt és a továbbiakban okmány kifejezéssel fordított oorkonde szó pontos jelentése a 2003-ban kiadott holland levéltári terminológiai lexikon szerint: olyan irat, amely a benne szereplő dolog tanúbizonyságául szolgál. A magyar gyakorlatban ennek az iratfajtának a megnevezésére általában az oklevél kifejezés szolgál, aminek holland megfelel ője a charter , amit az említett terminológiai lexikon így határoz meg: olyan irat, amelyet egy vagy több pecséttel vagy közjegyzői szignóval erősítettek meg. A Kézikönyv szerzői nem teljesen következetesen, hanem gyakran rokonértelmű szóként használják a két – némiképp eltérő jelentésű – kifejezést, a fordítás azonban ennek ellenére mindenütt az ő szóhasználatukat követi. Lásd a 92–93. paragrafust is.
