Muller, Samuel - Feith, Johann Adrian - Fruin, Robert: A levéltári rendszerezés és iratleírás kézikönyve (Budapest, 2019)
S. MULLER, J. A. FEITH, R. FRUIN: A levéltári rendszerezés és iratleírás kézikönyve - I. fejezet. A levéltárak kialakulása és osztályozása
71 is, ha egy fondból csak néhány irat maradt fenn? A következ ő válasz született: a fond mindaddig összesség , amíg nem rész , vagyis mindaddig, amíg nem tud juk, hogy maradtak-e fenn másutt az adott fondnak egyéb részei. Ez utóbbi esetben kívánatos, hogy valamilyen módon ismét létrehozzuk a részekből az egészet. Ha egy fondból csak egyetlen irat maradt fenn, akkor ez az irat képezi a fondot, önmagában összességet alkot, tehát mint ilyet kell leírnunk. Írott, rajzolt és nyomtatott dokumentumok. Rajzolt dokumentumok alatt a dosz sziékban gyakran előforduló térképeket értjük, amelyeket hivatalok vagy hivatalnokok megbízásából készítettek, vagy amelyeket hivataloknak vagy hi vatalnokoknak küldtek, hogy megvilágítsanak valamely éppen tárgyalt kérdést. Egyáltalán semmi ok nincs arra, hogy ezeket a térképeket kizárjuk a fondból. Ugyanez vonatkozik a nyomtatott dokumentumokra is, amelyek f őleg a 17. század vége óta fordulnak elő nagy számban a fondokban. Az a körülmény, hogy egy több példányban szétküldendő levelet vagy egy testületnek a tagok számára kiadott határozatait, vagy kivonatos határozatait kinyomtatták, ahelyett, hogy több példányban lemásolták volna, természetesen semmiképpen sem indokolhatja, hogy ezeket a nyomtatott iratokat eltávolítsuk a fondból. A meghatározás csupán írott, rajzolt és nyomtatott dokumentumokról szól. Egyéb tárgyak nem képezik a fond részét. Ez nemcsak a régiségekre, vagy egyéb hasonló tárgyakra érvényes, amelyek természetüknél fogva múzeumi vagy régiségtári megőrzésre valók, hanem a pecsétnyomókra is, noha ezeket általában levéltári raktárakban őrzik. Hivatalból. A fondhoz kizárólag hivatalos iratok – a hivatalok vagy a hiva talnokok által hivatalos min őségben átvett vagy kiállított dokumentumok – tar toznak. Nem tartoznak a fondhoz azok a levéltári anyagban gyakran előforduló iratok, amelyeket egy hivatal alkalmazottai vagy egyes hivatalnokok egyéb mi nőségükben, vettek át vagy állítottak ki. A hivatalnokokhoz intézett magánleve lek sem képezik a fond részét. Mindezt azonban ésszerű keretek között kell értelmezni. Elsősorban a kisebb településeken fordul elő gyakorta, hogy a hivatalhoz beérkezett dokumentumok távolról sem hivatalos formában készülnek, sőt számos alkalommal találunk az iratokban teljességgel magánjellegű részleteket is. Természetesen célszerűtlen lenne ennek a formai különbségnek az alapján kijelenteni, hogy az ilyen iratokat el kell távolítani a fondból. Valamely hivatal által átvett iratok. Az, hogy a miniszter megváltoztatta a hiva talból kifejezés helyét, amely az Egyesületünk által kidolgozott meghatározás ban a hivatalnokok szó után állt – amely szórendi változtatás egyértelműen kívánatos volt, mivel a mi megfogalmazásunk félreértésre adhatott alkalmat azáltal, hogy benne a hivatalból kifejezés csak a hivatalnokokra vonatkozott –, arra is ráirányította a figyelmet, hogy nem volt túl szerencsés választás a definícióban az egy adott hivatalnak megküldött szavak használata, hiszen annak, aki levelet intéz egy hivatalhoz, nem kell hivatalból eljárnia. Ez a követelmény csak
