Muller, Samuel - Feith, Johann Adrian - Fruin, Robert: A levéltári rendszerezés és iratleírás kézikönyve (Budapest, 2019)

S. MULLER, J. A. FEITH, R. FRUIN: A levéltári rendszerezés és iratleírás kézikönyve - II. fejezet. A levéltári iratok rendszerezése [Lásd a IV. fejezetben írottakat is!]

vagy számadásokat tartalmazó, legrégebben keletkezett kötetek elvesztek, mellékleteik viszont megmaradtak. A mellékletek sorozata így máris korábban kezdődik, mint a fősorozat, annak ellenére, hogy eredetileg természetesen ennek az ellenkezője volt igaz. A szabály jelentősége tehát a belőle levonható következtetésben van. Minduntalan előfordul ugyanis, főleg a középkori dokumentumokat tartalmazó fondokban, hogy abból az időszakból, amelyből még nem maradtak fenn határozatokat tartalmazó jegyzőkönyvek – sőt valószínűleg egyáltalán nem is léteztek ilyenek –, számos különálló iratot és oklevelet találunk, amelyeket – nem alaptalanul – beérkező iratoknak kell tekintenünk. Eszerint tehát az iratokat már jóval azelőtt is megőrizték, hogy feljegyezték volna, hogyan jártak el egy adott ügyben. A fondon belül azonban nem lehetett ezeket az iratokat a hivatal tevékenységére vonatkozó, nemlétező feljegyzésekhez kötni, vagyis sosem alakítottak ki belőlük sorozatokat. Vagyis rendszerint külön-külön őrizték vagy nagyritkán dossziékba – lásd például a peres iratokból álló csomókat – gyűjtötték össze őket. Utólag sem helyes tehát sorozatokat létrehozni a különálló iratokból, már azért sem, mert az a hivatal, amely a saját tevékenységét nem találta elég jelentősnek ahhoz, hogy feljegyezéseket készítsen róla, az iratokat még kevésbé találhatta elég jelentősnek ahhoz, hogy megőrizze őket. Az így kialakított sorozat tehát csak néhány, fontossága miatt vagy valami egyéb okból megőrzött beérkező iratból állna, vagyis nem lenne teljes. Éppen ez az, amiért nem ajánlatos az ilyen iratokat sorozatba rendezni, hanem inkább egyenként le kell írni, vagy a 27. paragarafus magyarázatában mondottaknak megfelelően csomókba kell rendezni őket. A fentiekre példaként szolgálhat az ijselsteini községi levéltár. Ebben a fondban a különféle határozati jegyzőkönyvek sorozata 1680 körül kezdődik. Az ezt megelőző időszakból csak nagyon csekély mennyiségű levelet és más iratot találunk, 1680 után azonban egyre inkább teljessé válnak a gyűjtemények. A fond rendezése során az 1680 előtt keletkezett iratokat vagy egyenként vagy pedig tárgyuk szerint csoportosítva írták le. A fond állapotából ugyanis egyértelmű volt, hogy a beérkező iratokat és leveleket nem a jellegük miatt, hanem a tartalmuk fontossága miatt őrizték meg, ezért a leírás során is a dokumentumok tartalmát kellett előtérbe helyezni, ez pedig teljesen kizárta egy krono ló -gikus sorozat létrehozásának lehetőségét. Sokkal ritkább eset, hogy olyan időszakból maradtak fenn nyugták, amelyből nem állnak rendelkezésre számadások. Különösen a legrégebbi időkben, sokkal nagyobb fontosságot tulajdonítottak a részletes számadásoknak, mint a nyugtáknak. Ha azonban mégis előfordul, hogy találunk néhány oklevél formájában megszerkesztett, különálló nyugtát, amely régebbi keletű, mint a számadások sorozata, akkor azokra is a beérkező iratokra vonatkozóan megfogalmazott elvet kell alkalmazni. 133