Káposztás István: Új Magyar Központi Levéltár Közleményei III. (Budapest, 1988)

I. Levéltári kérdések

- Abban az esetben, ha a szerv nevéből az általános jelzőket hátravetettük, a névelő és a ragok a rövidített alakhoz kapcsolódnak: Lótenyésztési Felügyelőség (Állami) = a Lótenyésztési Felügyelőséghez = a C\J-bez. - Azokra a szervekre, amelyekről kiadványunkban önálló szócikk van *—^ -lal utalunk. Az utalás mindig a szerv nevének a szócikken belüli első említésekor történik, és csak teljesen kiírt nevekre (tehát nem betűszókra) utalunk. (Utalásnál a hátravetett jelzőket is kiírjuk. Pl.: —^ Magyar Állami Növénytermelési Hivatal,—^Országos Gabona- és Lisztkisérleti Intézet) - Nem utalunk—^ -lal a minisztériumokra, főhatóságokra és néhány ma is létező közismert szervre, amelyeket a kiadványban minden esetben betűszóval jelölünk. (A—> -at csak abban az esetben tegyük ki, ha meggyőződtünk arról, hogy annak valóban szócikk felel meg!) A minisztériumok, országos főhatóságok és néhány ma is létező közismert szerv nevét minden esetben betűszóként rövidítjük. - A rövidítésnek azonosnak kell lenni az illető szervnek az általa kibocsátott rendeletekben alkalmazott rövidítésével. A gépelés során ügyelni kell arra, hogy ezek a szakirodalomban általánosan használt rövidítések gyakran nem felelnek meg annak az általános helyesírási szabálynak, hogy a betűszók minden egyes tagját nagy betűvel írjuk. (Egyrészt: FM, NT, OT, másrészt KSzM, KipM, IpM, KGM stb.) - Szükség esetén a fenti, az egész kiadványban általánosan használt rövidítések mellett egyéb szervek nevét is rövidíthetjük betűszó formájában. Ezeket a szerveket azonban minden egyes szócikkben az első előforduláskor újra és újra teljes nevükkel ki kell írni, utána zárójelben megadni a használatos rövidítést, amely tehát csak a szócikken belüli további említések során használható önmagában. - A betűszókhoz a névelők és a toldalékok úgy kapcsolódnak, ahogyan azokat az élő beszédben kiejtjük. A betűszó és a toldalék közé kötőjelet teszünk. A kötőjel után kiírjuk a szó és a toldalék közötti kötóhangot is. (Pl.: a Magyar Tudományos Akadémiával = az MTA-val a Magyar Államvasutakat = a MÁV-ot a Népgazdasági Tanácshoz = az NT-hez a Földművelésügyi Minisztériumot = az FM-et) - Néhány gyakran előforduló szót szintén rövidítünk valamennyi előforduláskor. A rövidített alak után pontot teszünk, majd kötőjel után következnek - a hasonulás és illeszkedés szabályait figyelembe véve, beleértve az esetleges kötőhangot is - a toldalékok. (Pl.; rend.-tel; min.-rel; hat.-ot; min.-ek stb.) - Csak egy szerv részletes szervezeti és ügykörbeosztásának ismertetése esetén - de ott mindig - alkalmazandók a szervezeti egységek (osztály, csoport stb.) nevének rövidítései. Ezek toldalékos alakjainak rövidítését kerülni kell. - A rendeletek számát, évszámát, kibocsátóját és a megjelenés helyét (közlöny, év, hó, nap, sorszám) a kialakult gyakorlatnak megfelelően kell