Káposztás István: Új Magyar Központi Levéltár Közleményei III. (Budapest, 1988)

I. Levéltári kérdések

esi Hivatalának főosztályvezető helyettese - folytatva a munkát - a megyei, városi, nagyközségi és községi tanácsok nyilvántartásait gyűjtötte össze. E jegyzékek elkészítéséhez segítséget nyújtott Gáspár Mátyásnak "A tanácsi informatikai mintarendszer" - Bp. 1983. - című, az Államigazgatási Szervezési Intézet által kiadott munkája. Az így összegyűjtött nyilvántartásokat a gyakorlatban a Nógrád Megyei Levéltár két munkatársa vizsgálta meg. Egyrészt a levéltárban található nyilvántartásokat vetették össze a listákon szereplőkkel, másrészt a megyében minden tanácsi szinten konzultáltak e kérdésről tanácsi vezetőkkel, ügyintézőkkel. Az elméletet és gyakorlatot egyaránt figyelembe véve készült el az alábbi ajánlás a nyilvántartások minősítéséhez. Természetesen ez nem azt jelenti, hogy ezzel a munkával sikerült az összes nyilvántartást számbavenni, hiszen helyi vezetők számtalan olyan nyilvántartásnak a vezetését is elrendelhették, amelyekkel egy-egy területi levéltár a begyűjtések során találkozhat és megőrzésre érdemesnek tarthat. Ezen utóbbi megállapítás annál is inkább érvényes, mert a nyilvántartások fogalma napjainkig még a szakirodalomban sem tisztázott egyértelműen, s éppen ezért a teljes kört igen nehéz meghatározni. Az elmúlt közel negyven évben gyakori szervezeti változások, feladat- és hatáskör átcsoportosítások miatt a nyilvántartások vezetése, és a fogalom értelmezése - nem követve a polgári kor megállapodott gyakorlatát - sokszor megváltozott. Ha azonban mélyrehatóbban vizsgáljuk az egyes nyilvántartásokat megállapítható, hogy esetenként a jogszabályokkal módosított, megszűntetett és helyettük esetleg új elnevezéssel elrendelt nyilvántartások adattartalma lényegében vagy teljes egészében még az 1950 előttiekkel is megegyeznek. (Pl. a közérdekű bejelentések és javaslatok nyilvántartásának vezetését 1977-ben rendelték el, ami adattartalmában lényegileg ugyanaz, mint az 1954től vezetett panaszok nyilvántartása.) így ezen nyilvántartásoknál is megállapítható valamiféle kontinuitás. Ez azért is fontos, mert a "klasszikus" nyilvántartások egyik lényeges ismérve éppen az, hogy nem egy statikus állapotot tükröznek, hanem folyamatában adnak információt az adott területről (pl. az iparlajstromok az iparosokról, kereskedőkről és gyárosokról 1884-től mondhatni napjainkig). Igaz, nem az volt elsősorban a feladatunk, hogy megfogalmazzuk a nyilvántartások általában érvényes definícióját, de ahhoz, hogy ezt az iratfajtát elhatárolhassuk hasonló formai vagy tartalmi jegyeket hordozó egyéb iratoktól, legalább leglényegesebb ismérveit kellett tisztázni. Tapasztalatainkat az alábbiakban összegezhetjük: a nyilvántartások vezetése általában jogszabályi előíráson alapul; azok az adott szerv belső információrendszerébe tartoznak, az érdemi munkát segítik; tömör, egy-egy területről csak a leglényegesebb adatokat tartalmazzák, elsősorban nem egyedi, hanem közösségek, társadalmi csoportok vagy rétegek teljes vagy részleges számbavételét, illetőleg egy-egy államigazgatási feladatkör leglényegesebb információit foglalják össze, bár előfordulhat, hogy ezeket az információkat több, általában iktatott iratokból gyűjtötték ki. Az említett, folyamatosan vezetett "klasszikus" nyilvántartások - mivel hosszabb időszakra vonatkoznak alapvető történeti értékűeknek minősítendők.