Káposztás István: Új Magyar Központi Levéltár Közleményei III. (Budapest, 1988)

II. Igazgatástörténet, fondismertetés, tanulmányok

könyv. Bizonyos osztályokon már a háború előtt is folyt teljesen vagy részben külön iratkezelés

, a háború után ezek száma gyarapodott. Az Elnöki Osztályon U945-1950J és a Törvényelőkészítő Osztályon teljesen önálló iktatással, mutatózással és következésképpen irattári jelkönyvekkel dolgoztak. Több osztálynak nem lehet megtalálni az irattári jeleit a központi irattári jelkönyvben, ezek számára önálló irattári jelkönyvet

, ún. osztálykönyvet vezettek (a II. Családjogi Osztály, a III. Birtokrendezési és telekkönyvi osztály, a IX. Magánjogi Osztály), de irataik iktatása és mutatózása a közös segédletekben folyt. Az V. Gazdasági Osztály irtait pedig 1948-1949-ben központilag iktatták ugyan, de részletes nyilvántartásuk ún. osztálykönyvben is folyt, amely az iktatás szokásos adatain kívül - a saját, az osztályon használatos irattári jeleket is tartalmazta. Néhány osztályon már 1950 előtt is a lajstromos iratkezelési rendszert alkalmazták nagy mennyiségű és azonos tárgyú iratféleségek nyilvántartására. A lajstromosan kezelt iratokat kivonták a központi iktatás és irattározás alól, tárgyuk szerint külön-külön lajstromokban tartották nyilván és külön is irattározták. A lajstromos iratkezelés évenként 1-gyel elölről kezdődő sorszámos-alszámos iktatási rendszert jelentett, ahol valamennyi ügy egy nagy tárgyi egységet képezett, egy irattári jellel. "3" irattári jellel ellátott lajstromkönyvben tartották nyilván a II. Családjogi Osztály örökbefogadási és törvényesítési iratait, "F" irattári jellel ellátott lajstromkönyvben találhatók a VI. Börtönügyi Osztályon belül a fiatalkorú bűnözőkre vonatkozó iratok. A lajstromkönyvekhez is kapcsolódtak mutatókönyvek. Jelkönyvek természetesen a lajstromos iratokhoz nem voltak szükségesek, hiszen ezek az iratok csak egy tárgyi csoportot képeztek és csak egy irattári jel alatt szerepeltek. 1950. okt. 4-tól 1951. dec. 31-ig az IM iratainak a nyilvántartása - a Bűntetőjogi Főosztály, a Képviseleti Osztály és a Költségvetési Osztály kivételével - az ún. közigazgatási számrendszer szerint történt. Ez a nyilvántartási rendszer - alapvetően a korabeli közigazgatás felépítését követve - a közigazgatás ügyeit központilag 3500 ügytípusba, tárgyi egységbe csoportosította, melyeket egy 10805-ig terjedő négy- és a 10000 fölötti számok esetében öt - számból álló számrendszerbe sorolt be. A számoknak kb. a 2/3-a tehát felhasználatlanul maradt. Az igazságügyi ügykörök e rendszerben a 2000 és 3000 közötti számokat kapták (természetesen itt sem használva fel minden számot !), Az egyes ügyek iktatószámát az IM-ben a közigazgatási rendszám és az egyes ügyek sorszáma alkotta. A közigazgatási rendszámokat alszámokkal bontani lehetett. A nyilvántartás iktatókartonon, nyilvántartólapon folyt. Az iratok nyilvántartásba vétele (iktatása) és irattározása decentralizáltan, az egyes főosztályi irodákon történt, évenként és azon belül a rendszámok sorrendjében. 1952. jan. 1-től 1956. dec. 31-ig a csoportszámos iratkezelési rend szer volt kötelező az IM-ben. Ez is előírta, nogy az egyes ügyiratokból nagyobb tárgyi egységeket kell kialakítani. A tárgyi egységek, ügykörök, ügytípusok esetében már jobban érvényesítete a tematikus szemléletet, de nem szorult a közigazgatás szervezet szempontja sem háttérbe. Az ugyancsak központilag jóváhagyott ügyköröket, ügytípusokat itt egy 1-től 999-ig tejedő decimális számrendszerbe sorolták be. (A számrendszerbe tartozó számok egy része itt sem volt felhasználva.) Az igazságügy speciális ügytípusai a 970-