Káposztás István: Új Magyar Központi Levéltár Közleményei III. (Budapest, 1988)

I. Levéltári kérdések

A MALÉV régi vezetése az új székházba költözésekor sem alakított ki központi irattárat - bár erre a levéltárnak több ízben Ígéretet tett. Végül az új vezetők, miután az iratpusztítás ténye, s ennek jövőbeni veszélyei számukra is nyilvánvalóvá váltak, azonnal megteremtették a feltételeket egy korszerű központi irattár létesítésére. Sajnos ez a lépés kissé későn következett be. Nyilvánvaló, hogy a vállalat nagysága, jelentősége és az iratkezelés tárgyi és személyi feltételei gyakran nincsenek szinkronban egymással. Különösen igaz ez a központi irattárak vonatkozásában. Eddig két olyan szélsőséges példát említettem, ahol a központi irattár hiánya eleve iratpusztításra inspirált. Az esetek többségében azonban van központi irattár, vagy inkább raktár, ahová a szervezeti egységek lerakhatják irataikat. A vizsgált vállalatok 20-25%-ánál nincs irattáros, így az iratok irattári kezelése gyakorlatilag annyit jelent, hogy a szervezeti egységek részére polcokat jelölnek ki. A gond általában akkor jelentkezik, amikor a központi irattár polcai is betelnek. Ilyenkor kezdődik a tömeges selejtezés. Mivel az irattáros nélküli irattárakba az iratok nem szabályos úton kerülnek, s oda bármikor bárkinek szabad bejárása van, így az egyes iratok eltűnése miatt a személyes felelősség nem állapítható meg. A hozzánk tartozó vállalatoknál elsődlegesen a központi irattár állapotát szoktuk vizsgálni. Tapasztalataink szerint ugyanis a nem megfelelő méretű, az irattáros nélküli irattárakban a korábban leggondosabban kezelt iratok sem érik meg a levéltárérettséget. Azokon a helyeken, ahol a központi irattár nem megfelelően funkcionál, ott az osztályirattárak rendkívül zsúfoltak, hiszen az iratot mindaddig kénytelenek ott tartani, amíg szükség lehet rá, s csak azt követően kerülhet a központi irattárnak nevezett süllyesztőbe. Ez azonban nehezíti az osztályokon történő megfelelő iratkezelést is. Szerencsére vannak, és remélhetőleg szaporodnak a pozitív példák is. Például a Borsodi Szénbányák, a Tiszai Vegyikombinát, a Dunai Vasmű, a Fejér Megyei Bauxitbányák, a MÁV Vezérigazgatóság, s a sokat emlegett MALÉV új irattára. Ezeknél a vállalatoknál a higiéniai követelményeknek is megfelelő irattárakat alakítottak ki, ahol az iratokat Dexion-Salgó polcokon és részben szabvány irattári dobozokban helyezték el. Egyes helyeken a helyben kutatásra is külön kutatóterem kialakításával biztosítottak lehetőséget. A tehetősebb vállalatok az irattározási gondjaikon mikrofilmezéssel igyekeznek enyhíteni. Gyakran tőlünk várják ennek jogi szabályozását, különösen a tervtári anyagok esetében. Nem egy esetben fordultak hozzánk olyan kéréssel, hogy a levéltár adjon "igazolást" arról, hogy a mikrofilmre vett tervtári anyag kiselejtezhető. Ugyanez a kérés egy másik vállalat részéről ellenkező előjellel is megismétlődött, nevezetesen, hogy a levéltár "ne engedélyezze", hogy X vállalat a mikrofilmre vett tervek eredeti példányait megsemmisítse. Ezzel a kéréssel egyébként a kérdéses X vállalat tervtárának vezetője fordult hozzánk. Mi, hatóság nem lévén, a vállalatok fenti kérésének nem igen tudunk megfelelni. Az ilyen esetekben is ragaszkodtunk a tételes selejtezési jegyzőkönyvhöz, melynek segítségével megpróbáltuk kiszűrni a történeti értékű terveket, s ezt a szűrést az ún. meg nem valósult tervek esetében is elvégeztük. Feltevéseinket minden esetben helyszíni konzultáción ellenőriztük. Erre feltétlenül szükségünk is van, hiszen bevallva, bevallatlanul műszaki tudásunk igen csekély. A konzultáció