Káposztás István: Új Magyar Központi Levéltár Közleményei II. (Budapest, 1985)
I. Levéltári kérdések
- segédletekre és ezekből sorozatokat hozhatunk létre, - a valóságos monomorfokra, és a keletkezésük kronológiája szerint rendezhetjük (vagy előbb különböző iratfajtákra tagolhatjuk), a lényeges az, hogy minden fondban egységesen járjunk el. A fizikai fondoknak ez a struktúrája tulajdn óképpen ideiglenes, mert a címzett szerinti részhalmazukat meg fogjuk szüntetni, ezeknek az iratoknak nagyobb részét szelektáljuk, tehát a fondokat „egyhalmazú" fondókká fogjuk alakítani. Ha a fondokat részhalmazokra osztottuk, azt feltételezzük, hogy az esetek többségében egy blokkban már áttekinthető mennyiségű iratokat kapunk, és minden esélyünk megvan rá, hogy a bimorfok egymásra találjanak. Ha a fondot újra strukturáltuk, iratait különválasztottuk címző és címzett részhalmaza szerint, az egyes szerveken belül kialakult blokkokat, címzéssel kell ellátni, hogy azonosíthatók legyenek. A részhalmazok indexeket kapnak - a címző-címzett blokkok indexe „A", - a címzett-címző blokkok indexe „B". Ezzel a fizikai fondokat előkészítettük, hogy a pandan blokkjaikat összehasonlíthassuk. B, A fizikai fond nyilvántartása Minden egyes fizikai fondot nyilvántartásba veszünk, mindegyik egy numerikus jelzetet kap. A nyilvántartás két részből áll: - a regiszterben a fondok numerikus jelzetük növekedő sorrendjében vannak rendezve, és ez megfelel raktári pozíciójuk sorrendjének is - az indexben a fondok címük szerint vannak rendezve. A nyilvántartást a flexibilitása miatt célszerűbb kártyákra vinni. Minden kártyának tartalmaznia kell: - a fond numerikus azonosítóját, - a fond címét. Végső formájában ez a nyilvántartás lehet a levéltár fondjainak leltára. 4. Az elemzőkártyák A következőkben a fizikai fondok minden egyes blokkjáról elemzőkártyát készítünk. Mivel a monomorf iratoknak és a „nem-dokumentum" iratoknak nincs címző-címzett relációjuk, ezekről az iratokról nem készülnek „blokk kártyák". Hogy ezek a dokumentumok belekerültek az iratforgalomba vagy nem, az összehasonlító eljárással majd kideríthető, vagyis ezek redundanciája is kiszűrhető. A fizikai fondban alkalmazott indexelést az elemzőkártyák esetében is alkalmazni kell, a címző, címzett blokkjai, vagyis - a saját szervezet belső használatú, egy szervének saját használatára előállított bimorfok blokkjait, - a más szervezetek számára előállított, saját használatra készült bimorfok blokkjait. „A" indexszel jelöljük: a címzett, címző blokkjai, vagyis - a saját szervezet belső használatú, egy másik szerve által az adott szerv használatára előállított bimorfok blokkjait, - a más szervezet által az ő használatára előállított bimorfok blokkjait. „B" indexszel jelöljük:
