Káposztás István: Új Magyar Központi Levéltár Közleményei II. (Budapest, 1985)

I. Levéltári kérdések

A minimál katalógust célszerű a „katalógus katalógus"-ával kezdeni, amely az alábbi adatokat tartalmazza: - katalógus azonosítója; - katalógust készítő szerv, hivatal stb. teljes neve; - a vezetésért felelős szervezeti egység pontos meghatározása; - készítés időpontja; - utolsó rendezés időpontja. A három rendszert összehasonlítva látszik, hogy a francia tervek és ismert megvalósításuk először a környezet megteremtésére irányultak - jogi rendelkezések -, majd azoknak a módszereknek a kidolgozására, melyek lehetővé teszik az archivált GA-állományok egységes szempontú gyűjtését és feldolgozását. Az Egyesült Államok és Kanada már jól működő rendszereket üzemeltetnek, melyek tükrözik az informatikai hagyományokat, az ügyvitelszervezés és gépesítés magas fokát, valamint az információhoz jutás demokratikus jogát. A két rendszer közötti különbségek, hogy a GRS20 az értékhatár eldöntéséhez bővebb szempontjegyzéket ad, míg a kanadai levéltárban ennek eldöntése szubjektívebb. A GA nyilvántartás a számítóközpontokban, a levéltár beleszólási joga; a leltár viszont a kanadai rendszerből tűnik használhatóbbnak, „európaibb" mentalitást tükröz. Meg lehet említeni olyan technikai különbségeket is, hogy az Egyesült Államokban a levéltáros nem végezhet adatjavítást az állományban, míg Kanadában ezt a kérdést szubjektívebben kezelik. Magyarországon az igazgatáson belül is nagyon eltérő különbségek vannak a GA-k mennyiségét, minőségét és felhasználását illetően. Az informatikában rejlő lehetőségeket még nem ismerték fel minden vezetői szinten és a felhasználások is megrekednek egy adott ponton. Ehhez természetesen objektív tényezők is járulnak, mint a hír- és tömegkommunikációs hálózat korszerűtlensége, a telematikai szolgáltatásoktól való lemaradás. Az archiválási eljárásnak is lépést kell(ene) tartania az információtechnológiával, de a társadalmi befogadás mértéke a jelenlegi technikai szintnél is alacsonyabb. A privacy átfogó jogi rendezésére is mielőbb szükség van, mert az egyének és az információs rendszert bíró szervezetek közötti viszony is egyre rosszabb. Ezeknek a feltételeknek a biztosítása a Gépi Adathordozók archiválását is meghatározza, egyrészt mentalitás, másrészt pénzügyi vonatkozásban. A nyugati államokban - és ebbe nemcsak a bemutatott három ország tartozik - az információ-archiválásban rejlő gazdaságipolitikai lehetőségeket már régen felismerték, ezért nem sajnálták és nem sajnálják az anyagi befektetéseket, különösen, hogy ezek a Gépi Adathordozók archiválása terén egy bizonyos időn belül megtérülnek.